Gruppestruktur, valg og kompetanseoverføring

Verv

Alle Amnestygrupper har en gruppeleder. Gruppelederen er drivkraften i gruppen og bidrar til struktur og framdrift. Rollen innebærer å:

• Kalle inn til møter.
• Delegeren oppgaver.
• Være kontaktpunkt mot Amnesty sitt Aktivist-team.

Aktivist-teamet er ansatte i Amnesty som har ansvar for å bygge gode og trygge gruppeledere, slik at de har de beste forutsetninger for å lede gruppen sin.

Utover dette står gruppen fritt til å organisere seg slik det passer best. Hvilke verv dere velger å ha, avhenger av størrelse, aktiviteter og hvordan dere foretrekker å jobbe.

Noen grupper har tydelige roller, mens andre organiserer seg mer fleksibelt.

Eksempler på ansvar i gruppen:

• Nestleder: som bistår leder ved behov.
• Kommunikasjon og sosiale medier: aktuelt dersom gruppen har egne SoMe-kontoer.
• Økonomi: ansvarlig for å søke om midler til aktivitet.
• Arrangementer og aksjoner.
• Referent på møter.
• Sosiale og inkluderende aktiviteter i gruppen.

Verv kan slås sammen, deles mellom flere personer eller byttes på over tid. Det viktigste er at ansvar fordeles på en måte som fungerer for alle i gruppen - og som gjør det lett å bidra og trives.

Valg i Amnestygruppen

Roller i gruppen velges gjennom åpne og demokratiske valg, der alle medlemmer har mulighet til å stille. Valg gjennomføres vanligvis én gang i året. Det er helt greit å stille til gjenvalg.

I forkant av valget

Det er viktig at alle medlemmer får tydelig beskjed om dato for valg og hvordan man skal gå frem hvis man vil stille som kandidat. Dette kan dere gjøre på den plattformen dere vanligvis kommuniserer på. Hvis dere vet at en av de som innehar et verv ikke ønsker å fortsette i rollen, er det ekstra viktig å finne kandidater til å ta over. Snakk med medlemmene og oppfordre dem til å stille. Fortell hva rollen innebærer, og mulighetene det gir.

Gjennomføring av valget

Selve valget kan gjennomføres på et gruppemøte. Det er flere måter å gjennomføre et valg på, her er noen tips for hvordan dere kan gjøre det:

• Presenter vervene som skal velges.
• Ta ett verv av gangen (gjerne start med leder).
• Kandidater presenterer seg kort.
• Gjennomfør med avstemning.

Mulige former for avstemning:

• Håndsopprekning
• Skriftlig avstemning på papir

Hvis det kun er én kandidat, kan personen velges ved akklamasjon.

Etter valget

• Informer gruppen om resultatet.

• Meld fra til [email protected] om nye roller.

• Gruppeleder har ansvar for å sende inn oppdatert informasjon.

Kompetanseoverføring ved bytte av verv

Formålet med kompetanseoverføring er å sikre gode rutiner ved overgang av verv, slik at viktig informasjon ivaretas og det er tydelig hva de ulike rollene innebærer.

Gruppen bestemmer når de nye rollene trer i kraft, men vi anbefaler at det er planlagt for en overlappingsperiode mellom de som har innehatt vervet og de som trer inn i nye verv. Ved nyvalg er det viktig at ansvar og kunnskap overføres videre, slik at gruppen lettere kan videreføre arbeidet og opprettholde kontinuitet.

Eksempler på hva en burde innhente informasjon fra tidligere ansvarlig:

• Hvilke konkrete arbeidsoppgaver har vervet?
• Tilganger/ passord til sosiale medier, eposter, tilgang til Google drive, Canva eller annet som gruppa bruker, avhengig av hva som relevant for vervet.
• Finnes det noen dokumenter, skriftlige planer eller lignende som bør overføres? Hvilke og hvordan fungerer de?
• Hva har blitt gjort i vervet de siste årene? Aktiviteter/ prosjekter gruppa har gjennomført og vervets oppgaver i disse. Hvordan var det gjennomført? Lærdom og forbedringspotensialer.
• Hvilke planer/ pågående prosjekter finnes i gruppen nå? Hvilken rolle har vervet i disse prosjektene? Hvilke planer, generell info, kontaktpersoner o.l. er det viktig å vite om her?
• Hvem har personen i vervet samarbeidet med? Hvordan har dette fungert?
• Har det vært noen utfordringer knyttet til vervet? Hvordan har disse blitt løst?
• Hva har gruppa gjort av sosiale ting? Tips til hva som fungerer og ikke.
• Er det noe den som tidligere hadde vervet skulle ønske at den visste da den startet i rollen?