Protokoll fra styremøtet 16.09.2022

Til stede: Thea Schjødt, Tor Kåpvik, Anette Bonnevie Wollebæk, Kjell Johnsen, Juni Emilie Baardvik, Viktor Johannes Matre, Selma Ahmetagic, Maren Susanna Rullestad, Arne Wilhelm Theodorsen, Maria Nelly Holmedahl (fra SAK 68/2022), Gabriel Qvigstad, og Laila Derraz

Forfall: Maryam Iqbal Tahir og Henriette Nielsen

Tilstede fra sekretariatet: John Peder Egenæs, Bjarte Økland, Alexandra Salfatte Larsen,

Jørgen Lindbäck-Larsen (under SAK 66/2022), Ingvild Gjone Lyberg (observatør), Ingrid Westgaard Stolpestad (observatør).

Møteleder: Thea Schjødt Protokollfører: Alexandra Salfatte Larsen

SAK 60/2022 Dagsorden V Sakspapir fra generalsekretæren

Vedtak: Styret vedtar dagsorden

SAK 61/2022 Protokollsaker O Sakspapir fra generalsekretæren

Vedtak: Protokoll fra styremøtet 17.juni 2022 ble vedtatt og signert elektronisk.

SAK 62/2022 Kommende styresaker O Sakspapir fra generalsekretæren

Vedtak: Styret tar saken til orientering

SAK 63/2022 Generalsekretærens orientering O Muntlig orientering ved generalsekretæren

Generalsekretæren oppdaterte styret om situasjonen i AIN etter presseutspill om Ukraina 4.august. Generalsekretæren informerte om overskridelsene i forbindelse med nytt CRM system.

Ledergruppen i sekretariatet er nå klar. Ingrid Stolpestad er ny kampanjesjef, Bergdis Joelsdottir blir ny politikk og samfunnsjef. Ny HR sjef er Lene Bergseth. Fra midten av november er alle ledige stillinger besatt.

SAK 64/2022 Forslag til endringer i økonomiske retningslinjer for AIN-grupper

Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren orienterte om bakgrunnen for prosessen og hensikten med forslaget til endringer. Forslaget til endringer medfører at gruppene selv legger ut og får tilbake beløp inntil 3000 kr uten forhåndssøknad.

Styret var fornøyd med endringene sekretariatet hadde foreslått etter forrige behandling, og ba om nærmere orientering rundt enkeltformuleringer. Med spesifisering i vedtaket om at summen gruppene kan bruke uten forhåndsgodkjenning må vurderes jevnlig og eventuelt justeres stiller styret seg bak forslaget.

Styret oppfordret sekretariatet til å forbedre informasjonen og kommunikasjonen rundt søking av midler. Generalsekretæren informerte om at dette vil følges opp.

Forslag til vedtak: Styret vedtar “Økonomiske retningslinjer for grupper”. Styret ber sekretariatet vurdere og eventuelt justere nivået på beløpet gruppene kan få refundert uten forhåndssøknad med jevne mellomrom.

SAK 65/2022 Prosjektfondet

Sakspapir fra generalsekretæren

På styremøtet i juni ba styret sekretariatet om å komme tilbake med en vedtakssak basert på styrets innspill til plan for reduksjon av Prosjektfondet, som oppfølging av vedtak fra landsmøtet.

Generalsekretæren orienterte om de foreløpige forslagene til prosjekter og reduksjon av Prosjektfondet over de neste tre år (2023-2025). Det har i utarbeidelsen av prosjektene blitt lagt vekt på at tiltakene skal ha en tydelig forankring i strategien til AI Norge, samt følge den muntlige føringen fra styret om at en betydelig andel skal handle om styrking av menneskerettighetsarbeid i det globale sør. I lys av krigen og en autoritær vending også i Europa, har sekretariatet i tillegg lagt til et særlig fokus på menneskerettighetsarbeid i Øst-Europa.

Generalsekretæren orienterte også om at styrets ønske om at det avsettes noen midler til ytterligere stimulans og gjennomføring av medlemmenes aktiviteter, vil innarbeides i AI Norges årlige driftsbudsjetter, og dermed ikke er synliggjort i forslag til plan for reduksjon av Prosjektfondet.

Styret viste entusiasme for prosjektene som ble foreslått, og mente at forslagene som ble forelagt var i tråd med det som ble signalisert på styremøtet i juni. Styreleder påpekte at dersom Amnesty skal gå inn i bilateralt samarbeid med Amnesty-seksjoner i andre land, er det viktig at Amnesty i Norge ikke kommer i konflikt med Amnestys generelle system for finansiering av seksjoner som ikke er selvfinansierte. Hun påpekte også at vi i det videre arbeidet med prosjektfondet må ta hensyn til diskusjonen i Amnesty om en mer rettferdig fordeling av organisasjonens totale ressurser. Men hun så ikke at de foreslåtte prosjektene stod i umiddelbar fare for å tråkke feil på disse områdene.

Økonomi – og Administrasjonssjef Bjarte Økland, informerte styret om at det per nå ikke ser ut til at AI Norge går med overskudd i 2022.Dette vil kunne føre til en forskyvning av tidslinjen til de foreslåtte prosjektene.

Sakspapirer har lagt til grunn en prioriteringsliste for prosjektene som styret støtter.

Forslag til vedtak: Styret tar plan for reduksjon av Prosjektfondet til orientering og ber sekretariatet komme tilbake med konkrete prosjektforslag i henhold til plan.

SAK 66/2022 Kvartalsrapport – andre kvartal 2022- inkl. Næringslivssamarbeidet

Sakspapir fra generalsekretæren

Markedssjef i AI Norge, Jørgen Lindback Larsen, deltok i styremøtet og ga en utvidet orientering om næringslivssamarbeidet i forbindelse med kvartalsrapporten.

Styret påpekte at AI Norge i næringslivssamarbeidet må være bevisst grenseoppgangen mellom AI Norge sitt arbeid og det å levere konsulenttjenester. Styret ba om at Amnesty Internationals fundraisingspolicy knyttet til næringslivet og andre spørsmål knyttet til å motta penger fra næringslivet tas opp i et nytt styremøte.

Styret stilte spørsmål om at det kommer frem av kvartalsrapporten at en del av landarbeidet til AI Norge står i gult. Generalsekretæren informerte styret at dette skyldes kapasitetstilfeller og fokusskifte i forbindelse med krigen i Ukraina.

KPI-er: Viser et noe høyere sykefravær, dette skyldes i stor grad noen langtidssykemeldinger samt COVID. Arbeidsmiljølovbrudd er knyttet til arbeidsmiljølovens bestemmelser om arbeidstid. Dette skyldes at avslutningen på CRM-prosjektet har krevd en del overtid.

Forslag til vedtak: Styret tar kvartalsrapporten og KPI’ene til orientering.

SAK 67/2022 Status Økonomi

Muntlig orientering ved økonomi- og administrasjonssjef

AI Norges Økonomi- og administrasjonssjef Bjarte Økland presenterte status økonomi per august.

Budsjettet viser noe inntektstap så langt i 2022.

God respons på salg av regnbuearmbånd med salg over budsjettert mål, og resultater fra telemarketing som allerede har nådd sitt årsmål for verving av medlemmer gjennom regnbuekampanjen.

Vi ligger over budsjett på kostnadssiden. Avviket skyldes kostnadposter som ikke ligger i budsjettet.

Resultatet per. 31.08 er på -3,5 millioner kr, som er 2,1 millioner kroner svakere enn budsjettert. Prognose for året peker mot et underskudd på 1,3 mill kr, mot et budsjett på +4,7 mill kr. Siden 2,7 mill kr er knyttet til tiltak besluttet etter budsjett vil resultatet reelt sett være 3,3 millioner kroner svakere enn budsjett.

Investering. Det er belastet 12,7 millioner kr på nytt CRM- og økonomisystem. Oppdatert prognose er 14,3 millioner kr, en økning på 2,5 kr utenfor rammen.

Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering

SAK 68/2022 Landsmøte 2023 V Sakspapir fra Generalsekretæren

Generalsekretæren orienterer om bakgrunnen for forslag til omgjøring av vedtaket styret gjorde i juni om at landsmøtet i 2023 skulle avholdes på Gardermoen. Dette skyldes at Landsmøtet for 2024 med stor sannsynlighet vil legges til AINs nye lokaler i Henrik Ibsens gate i Oslo, da nye lokaler vil kunne dekke behovene for arrangementet.

Styret diskuterte hvorvidt tilstedeværelse i hele landet skal veie tyngre enn et eventuelt klimaaspekt i forbindelse med flyreiser knyttet til Landsmøtet. Det ble også stilt spørsmål knyttet til kostnader for landsmøter i regionene, økonomi – og administrasjonssjef Bjarte Økland orienterte om at budsjettene ikke har vært betydelig høyere.

Det var enighet i styret om at Landsmøtet tidligere har vært tydelig på prinsippet om at Landsmøtet til AI Norge skal alternere mellom Oslo/Gardermoen og regionene, er førende i denne saken.

Forslag til vedtak: Styret vedtar at LM 2023 avholdes i Tromsø 28-30.04.23.

SAK 69/2022 Tilbakemelding fra Global Assembly

Sakspapirer fra styreleder

Styreleder orienterte om det avholdte Global Assembly.

Av de sakene som ble tatt opp på Global Assembly trakk styreleder frem core standards, som skal forankres tydeligere i styret fremover. Vi må derfor finne en egnet prosess for det. Det fysiske Global Assembly vil gjenopptas til neste år.

SAK 70/2022 Styrets orientering

Styremedlem Juni Emilie Baardvik orienterer om at aktivistboka forhåpentligvis blir ferdig til Landsmøtet 2023. Styremedlem Selma Ahmetagic informerer om at den nye ungdomsstrategien har blitt vedtatt og at dette kan orienteres om i neste styremøte.

SAK 71/2022 Eventuelt

Styrets alenetid