Protokoll fra styremøte 24. april 2020

Protokoll fra styremøte 24. april 2020
DELCreated with Sketch.DELCreated with Sketch.DEL
Publisert: 8. Mai 2020, kl. 15:05 | Sist oppdatert: 27. aug 2020, kl. 12:19

Protokoll fra styremøte i Amnesty International i Norge 24. april 2020

Tilstede: Kjetil Haanes, Thea Schjødt, Kjell Johnsen, Siri Gloppen, Tonje Hellevig, Tor Kåpvik, Selma Ahmetagic, Thomas Øvestad, Tor-Hugne Olsen og Anne Marie Mollén

Tilstede fra sekretariatet: John Peder Egenæs, Bjarte Økland og Sayed Sohaib Karimi

Møteleder: Kjetil Haanes
Protokollfører: Sayed Sohaib Karimi

SAK 37/2020 Dagsorden
Sakspapir fra generalsekretæren

Grunnet koronasituasjonen ble styremøtet avholdt på Skype. Styreleder introduserte ny styresekretær, Sayed Sohaib Karimi.

Styret besluttet å behandle SAK 39/2020 etter SAK 45/2020.

Thomas Øvestad deltok i styremøtet fra SAK 40/2020.

Vedtak
Styret vedtar dagsorden.

SAK 38/2020 Protokollsaker
Sakspapir fra generalsekretæren

Protokollene fra alle styremøter avholdt digitalt under koronasituasjonen samles til det første fysiske styremøtet for undertegning.

Økonomi- og administrasjonssjef nevnte at årsregnskapet fra forrige styremøtet må undertegnes snarest grunnet en rekke formelle prosesser som skal innrapporteres.

Vedtak
Protokoll fra styremøtet 17.03.2020 ble godkjent og signert.

SAK 39/2020 Kommende styresaker
Sakspapir fra generalsekretæren

Det er fortsatt uavklart om kommende styremøtet 18. juni blir avholdt på Skype eller fysisk.

Styret besluttet å ikke ha styrets egenevaluering på styremøtet 29. oktober ettersom dette trolig vil være rett etter valg av nytt styre.

Styret besluttet å ha forberedelse til landsmøte på styremøtet 10. september.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 40/2020 Generalsekretærens orientering
Muntlig orientering v/generalsekretæren

Generalsekretæren viet orienteringen til å presentere for styret organisasjonens store og mellomstore prosjekter som er pågående, og de prosjektene som er delvis gjennomført eller avlyst på grunn av koronasituasjonen.

Arbeidet om program overfor de politiske partiene pågår med noe færre fysiske møter. Menneskerettighetslov-kampanjen for næringslivet er utsatt som følge av den situasjonen næringslivet er i, men den politiske delen av arbeidet går sin gang. Saudi/G20-kampanje er avlyst, men planleggingsfasen i kampanjen er i gang. Sportsvaskings-kampanjen er utsatt til 2021 som følge av at kvalifisering til VM i Qatar til høsten er avlyst.

Kampanjen «Fighting Bad Guys» pågår slik som planlagt. I tillegg vurderes det å soft lansere den til høsten fordi det er et arbeid som kan gjøres hjemmefra som også kan være motiverende for medlemmer og aktivister å ta del i. Nei er nei-kampanjen er avlyst som følge av at årets russetid uteblir/er utsatt. Influencer reise til Polen og Arendals-uka er avlyst.

Når det gjelder Pride går kampanjen om regnbuearmbåndene som planlagt. Brand-kampanjen som inkluderer en film med kostnader på 1,5 mill kr, ligger fortsatt til vurdering avhengig av organisasjonens økonomiske situasjon, men det interne arbeidet om hvordan det nye merket skal presenteres og kommuniseres gjennomføres som planlagt.

Første del av samarbeidet med Ungarn om MR undervisning er gjennomført. Skriv for Liv vil bli gjennomført enten heldigitalt eller delvis fysisk og delvis digitalt avhengig av hvordan situasjonen er i november og desember. Opplæringsdelen av Inspire Change er gjennomført. I utgangspunktet skulle dette foregå 13. august, men det er fortsatt uklart om dette vil skje som følge av usikkerhet rundt myndighetenes retningslinjer for større ansamlinger på det tidspunktet.

CRM system og oppgradering av økonomisystemer som var en av organisasjonens storsatsinger og planer vurderes nå utsatt på grunn av den økonomiske situasjonen. Desk research knyttet til regionprosjektet går som planlagt. Pride/konferansen til den russiske organisasjonen Equality Dignity Pride, som styret har gitt bevilgninger til, var planlagt til mars, men er foreløpig utsatt til november eller desember.

Styret takket generalsekretæren og roste organisasjonen for de aktivitetene som pågår i den nåværende krevende situasjonen.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 41/2020 Mål- og handlingsplan – første kvartal
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret besluttet å ikke gjennomgå kvartalsrapporten side for side. Styret hadde forståelse for at det var mye rødt i rapporten og roste organisasjonen for arbeidet i denne situasjonen.

Styreleder trakk fram siste avsnitt fra saksdokumentet der samarbeidet styret har hatt med sekretariatet knyttet til arbeid med nasjonal og internasjonal strategi roses. Styreleder nevnte at samarbeidet har vært preget av tillit og profesjonalitet og takket for et godt samarbeid.

Styret stilte spørsmål om årsaken til at organisasjonen har valgt å gå bort fra målsettingen om å utarbeide en «vær varsom-veileder» til i stedet å investere i et prosjekt knyttet til research rundt kafalasystemet i Saudi-Arabia. Generalsekretæren svarte at det er fordi det internasjonale sekretariatet har besluttet å prioritere kafalasystemet i deres arbeid med Saudi-Arabia. Ved å samarbeide med det internasjonale sekretariatet vil vi få tilgang til nødvendig kunnskap og ressurser til å gjennomføre et prosjekt rettet mot Saudi-Arabia.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 42/2020 Status økonomi, økonomiske scenarier
Sakspapir fra generalsekretæren

Økonomi- og administrasjonssjef presenterte for styret kvartalsregnskapet for første kvartal. Resultatet hittil i år er godt over budsjett.

Inntektsmessig ligger organisasjonen 1,6 mill kr foran budsjettet i første kvartal. Det skyldes i stor grad det store forskuddet på arven som ble utbetalt tidlig på året. Medlemsinntektene frem mot koronaperioden ligger litt over budsjettet. På næringsliv og store givere er det ganske store avvik som blant annet skyldes at Hydro inntektene kommer litt senere på året enn det som er blitt budsjettert.

Kostnadsmessig ligger organisasjonen ganske langt under budsjett. Det er for tidlig å si noe om de konkrete effektene, men det reelle underforbruket i mars er ganske stort. Organisasjonens eksterne fundraising har stoppet opp umiddelbart samme tid som hele samfunnet stengte ned, noe som har medført lavere kostnad. Også øvrige kostnader er lave, noe som i stor grad skyldes prioritering av arbeid med nasjonal og internasjonal strategi, før det i mars ble innført restriksjoner som følge av koronaviruset. Samlet sett er kostnadene knyttet til aktiviteter 5,3 mill kr bedre enn budsjett, noe som gir et godt utgangspunkt i den uforutsigbare tiden fremover.

Ved inngangen til andre kvartal er likviditeten god med over 60 mill kr.

Økonomi- og administrasjonssjefen presenterte for styret sin analyse av økonomiske scenarier som følge av koronautbruddet. Det er tatt utgangspunkt i tre ulike scenarier henholdsvis best, normal og worst case scenario. I lys av analysen er organisasjonen allerede i best case og er i ferd med å gå over til normal case scenariet.

Det sentrale punktet økonomisk sett er gjenopptakelse av ekstern verving som viktig for fremtidige inntekter. Det er gjort beregninger for konsekvenser av de ulike scenariene. På bakgrunn av disse beregningene, som er basert på usikkerheter og anslag, går organisasjonen på en reduksjon av inntekter på 6 mill i best case og 12 mill kr i normal case. Effektene vil være større i 2021 enn inneværende år.

For å kartlegge kostnadene i de ulike scenariene har det blitt tatt en oversikt over de tiltakene som ikke kan gjennomføres. Oppsummeringen av disse vil være 7 mill kr i best case og 15 mill kr i normal case. Det er flere umiddelbare effekter på kostnadene kontra inntektene. Beregningene viser også at kontingenten til det internasjonale sekretariatet vil bli moderat påvirket i 2020. Kontingenten skal etter planen i år være brutto på 35 mill kr.

Økonomi- og administrasjonssjef redegjorde for at forutsetningene for 2021 som ligger til grunn være forutsatt at restriksjonene i samfunnet er over og at vi kan utføre alle våre aktiviteter som normalt. I det forrige styredokumentet som ble lagt frem, men som ikke ble behandlet på grunn av utsettelse av landsmøte, ble det lagt frem et aktivitetsnivå for 2021 som var på 145 mill kr. Prognosene viser nå at det vil være en kraftig inntektsreduksjon neste år. Styret må derfor vurdere trekk på Sikringsfond for å unngå en kraftig reduksjon av aktivitetsnivå i 2021 og muligens i årene fremover.

Styret stilte spørsmål rundt oppgradering av CRM systemet. Økonomi- og administrasjonssjef svarte at organisasjonen ikke har kommet til beslutningsgrunnlaget ennå.

Styret stilte spørsmål om effekten av verving og frafall av medlemmer fra tidligere kriser som for eksempel finanskrisen. Generalsekretæren svarte at ingen av de tidligere krisene påvirket vårt frafall og størrelsen på vår verving i stor grad.

Styret diskuterte utfordringen knyttet til kontingenten til det internasjonale sekretariatet. Dersom alle seksjonene velger å investere for å ta igjen tapt verving i 2020 så risikerer det internasjonale sekretariatet å gå konkurs. Styret diskuterte bruk av Sikringsfondet i slike situasjoner. Styret vil komme tilbake til dette etter hvert når det foreligger oppdateringer fra sekretariatet i forkant av budsjettprosess for neste år.

Økonomi- og administrasjonssjef informerte styret om møte med de 13 største seksjonene og nevnte at de fleste av seksjonene melder om moderate negative effekter på kontingenten i 2020 med unntak av USA som har en annen sammensetning av inntektene sine. Utfordringene i 2021 fra det internasjonale sekretariatet kommer til å bli ganske stor.

Styret ble informert om de tiltakene som har blitt iverksatt som følge av koronasituasjonen. Pågående rekrutteringer er fryst. Oppsigelsene skal ikke erstattes i denne situasjonen. Alle store tiltak tas opp i ledergruppen på nytt. Alle kostnadseffekter i best case skal ikke gjennomføres når situasjonen er over. Enkelte ansatte er blitt delvis overført til telemarketing arbeid.

Styret stilte spørsmål rundt revitalisering av SMS-aktivister. Generalsekretæren svarte at vi har i flere år valgt å ikke satse på verving av SMS-aktivister. Vi forsøker nå en revitalisering og endre på opplegget ved å verve yngre medlemmer på blant annet Instagram.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 43/2020 Kriterier for landprioritering
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret besluttet å tilføye en setning i første punktet under absolutte kriterier for valg av land. Ordlyden i dette punktet var «situasjon for menneskerettigheter er alvorlig.» Styret vedtok å legge til «eller der utviklingen går i en alvorlig retning» som en del av dette kriteriet. Hensikten er å kunne handle tidligere og ikke nødvendigvis vente til situasjonen de facto er alvorlig.

Styret stilte spørsmål om hvorvidt Amnesty i Norge har søkelys på samarbeid med andre Amnesty-seksjoner. Generalsekretæren trakk fram en rekke seksjoner som det jobbes tett med, blant annet Nederland- og Danmark-seksjoner. Videre nevnte han at det stadig søkes samarbeid med de seksjonene som jobber etter de samme prioriteringene som Amnesty i Norge.

Vedtak
Styret vedtar, med det foreslåtte tillegget under absolutte kriterier, de forelagte kriteriene for valg av land Amnesty i Norge skal prioritere å jobbe med.

SAK 44/2020 Landsmøte 2020
Sakspapir fra generalsekretæren

På oppdrag fra styret har sekretariatet utredet forslag til to ulike format for landsmøte 2020, et fullverdig landsmøte og et ett-dagsmøte. Ny dato for arrangementet ble fastsatt til 17. oktober 2020.

Styret besluttet å gjennomføre et dagsmøte til høsten. Styret besluttet at organisasjonen skal dekke overnatting for de som har lang reiseavstand. Det ble i tillegg besluttet at generalsekretæren skal utrede muligheten for å avholde et digitalt landsmøte.

På bakgrunn av dette skal Anne Marie Mollén fra sekretariatet delta på det danske landsmøte som blir avholdt digitalt lørdag den 25. april for å få innsikt og erfaringer. Et eventuelt digitalt landsmøte etter dansk modell vil innebære vedtak av det juridiske som valg av styret, styrets beretning og regnskapet.

I saksdokumentet for landsmøte 2020 har sekretariatet bedt styret ta stilling til en rekke andre punkter knyttet til gjennomføring av landsmøtet.

Blant annet skal det åpnes for vedtaksforslag fra medlemmer med nye frister. Styret besluttet å åpne for vedtaksforslag. Styret besluttet å ikke ha konferansetolking på landsmøte på bakgrunn av møtets format og kostnadene som følge av det. Styret besluttet å ha støtteordning for medlemmer. Dette fordi støtteordningen på et dagsmøte er et tiltak som ikke medfører store kostnader og ressurser i motsetning til konferansetolking.

Styret besluttet å ha deltakeravgift på et dagsmøte, men ikke på et digitalt møte. Innføringen av denne ordningen ble begrunnet med en deltakelsesforpliktelse fra medlemmene. Styret diskuterte hvorvidt aktivistprisene skal utdeles på et dagsmøte eller utsettes til våren 2021. Styret bestemte å ta en endelig beslutning på dette punktet på styremøtet i juni.

Vedtak
Styret går videre med et dagsmøte. I tillegg ber styret generalsekretæren utrede muligheten for å avholde et digitalt landsmøte. På styremøtet i juni vil styret ta en endelig beslutning på hvilke av de ovennevnte forslagene generalsekretæren skal jobbe videre med.

SAK 45/2020 Styrets orientering

Styreleder informerte styret om at det internasjonale Global Assembly er utsatt. I utgangspunktet skulle dette møtet være i juli, men er utsatt til ubestemt tid. Det har kommet to forslag som styrelederne fra de ulike seksjonene må ta stilling til.

Det første forslaget er å avholde et komprimert digitalt Global Assembly der det blant annet skal velges nye PrepCom og valg av komiteer, presentasjon av regnskap og annet som er vedtektsfestet. Det andre er å utsette hele møtet inntil det er trygt å møtes fysisk igjen. Styrelederne har fått frist frem til 5. mai 2020 til å gi et svar.

Styret besluttet at styreleder skal stemme for utsettelse av Global Assembly frem til det er mulig å avholde et fysisk møte.

Videre nevnte styreleder at den internasjonale strategien er utsatt og at fokuset er nå på Covid-19 og konsekvenser av pandemien. Hovedfokuset er på helse og det tyder på at den internasjonale strategien vil være sterkt preget av koronasituasjonen.

Styreleder orienterte styret om utdeling av Amnestyprisen til Knut Bjarkeid, tidligere fengselsdirektør ved Ila, fredag 24. april 2020. Prisutdelingen ble avholdt hjemme hos Knut Bjarkeid. Han har fått prisen for sin innsats for innsatte med psykiske lidelser.

SAK 46/2020 Eventuelt

Det frem kom ingen saker under eventuelt.

Styrets alenetid