Protokoll fra styremøte 18. februar 2021

Tilstede: Thea Schjødt, Thomas Øvestad, Tor Kåpvik, Kjell Johnsen, Selma Ahmetagic, Anette Bonnevie Wollebæk, Maryam Iqbal Tahir, Anne Marie Mollén, Arne-Wilhelm Theodorsen og Viktor Johannes Matre

Tilstede fra sekretariatet: John Peder Egenæs, Bjarte Økland, Sayed Sohaib Karimi, Camilla Falsen (under SAK 6/2021 og SAK 10/2021) og Jørgen Lindbäck-Larsen (under SAK 10/2021)

Eksterne deltakere: Jenina Rantala Eriksen og Lise Sundelin (under SAK 5/2021)

Forfall: Siri Gloppen

Møteleder: Thea Schjødt
Protokollfører: Sayed Sohaib Karimi

SAK 1/2021 Dagsorden
Sakspapir fra generalsekretæren

I Siri Gloppens fravær, trer 2. vara, Viktor Johannes Matre, inn som ordinært styremedlem.

Styret besluttet å behandle SAK 4/2021 etter SAK 5/2021.

Vedtak
Styret vedtar dagsorden.

SAK 2/2021 Protokollsaker
Sakspapir fra generalsekretæren

Vedtak
Protokoll fra styremøte 18.02.2021 ble godkjent og signert.

SAK 3/2021 Kommende styresaker
Sakspapir fra generalsekretæren

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 4/2021 Generalsekretærens orientering
Muntlig orientering v/generalsekretæren

Generalsekretæren begynte sin orientering med å fortelle om løslatelsen av den saudiarabiske menneskerettighetsforkjemperen, Loujain al-Hathloul.

AI Norge har oppdatert sine tiltak knyttet til kontor og hjemmekontor. Det er blitt innført en rulleringsordning som gir rom for maks ti ansatte på kontoret pr dag. En oversikt over hvilke dager og hvilke ansatte som jobber på kontoret registreres i et digitalt registreringsskjema etter avtale med nærmeste leder. I det store og hele er det full nedstengning på kontoret og det samme gjelder oppfordring til grupper om å følge de strengeste regler og ikke avholde fysiske samlinger.

Årsrapporten 2020 viste en stor nedgang i sykefraværet i fjor. Men nå ser vi dessverre en del sykefravær som delvis kan være forårsaket av den nåværende hjemmekontorsituasjonen. Ledelsen har et blikk på det og forsøker å igangsette tiltak som kan avhjelpe denne situasjonen.

Ledelsen bestemte en flat ordning der alle ansatte ble tildelt en sum for kjøp av nødvendig utstyr til bedre tilrettelegging av hjemmekontor.

Det er blitt igangsatt et prosjekt med et arkiveringsfirma for å ivareta AI Norges historie. Firmaet skal organisere og definere arkivverdige dokumenter blant AI Norges fysiske dokumenter som deretter skal leveres til Riksarkivet.

Planleggingsprosessen for søknad til TV-aksjon er igangsatt. Det planlegges å søke i 2022, noe som betyr at Amnesty tidligst får den i 2023.

Styret spurte om arkivering av dokumentene også blir digitalisert. Økonomi- og administrasjonssjef svarte at de ikke digitalisert slik at de er søkbare på PC, men de blir kategorisert som muliggjør søk av ulike arkiveringskategorier.

SAK 5/2021 Vedtaksforslag om urfolks rettigheter
Sakspapir fra generalsekretæren

Aktivistene Jenina og Lise presenterte utkast til vedtaksforslag om urfolks rettigheter.

Styret takket for en veldig godt presentert og grundig sak og stilte spørsmål om forslagsstillerne ønsker å plassere urfolks rettigheter i stolpe 2 som et eget punkt eller under det punktet som omhandler arbeid for rettighetene til en rekke andre grupper. Forslagsstillerne svarte at dette skal være et tilleggspunkt til de eksisterende punktene under stolpe 2.

Styret diskuterte hvorvidt begrepet arealinngrep bør være en del av vedtaksforslaget.

Forslagsstillerne svarte at arealinngrepet er noe som også rammer samer som en gruppe. Generalsekretæren svarte at arealspørsmål er det store politiske spørsmålet knyttet til samenes rettigheter. Det blir derfor et tema vi er nødt til å forholde oss til dersom arbeidet for samenes rettigheter blir en del av AI Norges nasjonale strategi.

Det ble argumentert for at det blir vanskelig å fjerne arealinngrepet ettersom dette temaet og diskriminering henger nøye sammen.

Det ble nevnt at dersom urfolks rettigheter blir med i strategien så blir arealinngrep en naturlig effekt av det arbeidet uten at man eksplisitt nevner dette.

Styret refererte til AI Sveriges arbeid for urfolks rettigheter og spurte hvorvidt forslagsstillerne har kjennskap til deres tilnærming til arealinngrep. Forslagsstillerne svarte at de ikke har undersøkt om AI Sverige har arbeidet med urfolks rettigheter forankret i deres strategi eller handlingsplan. De informerte om at det er en Amnestygruppe i AI Sverige har tatt eget initiativ til å jobbe spesifikt med samiske rettigheter i Sverige. Generalsekretæren orienterte om sin samtale med AI Sveriges generalsekretær som snakket om fremtidig strategisk samarbeid på tvers av de nordiske Amnesty-seksjoner knyttet til urfolks rettigheter.

Styret takket forslagsstillerne for et godt begrunnet forslag til et viktig tema.

Forslagsstillerne takket styret for innspill til ordlyden i forslaget knyttet til arealinngrep og nevnte at gruppen vil se nærmere på det.

Vedtak
Styret takker for redegjørelsen og utkastet til vedtak, og ser fram til å motta det endelige vedtaksforslaget.

SAK 6/2021 Risikoanalyse av AI Norges IT-sikkerhet
Muntlig orientering v/IT-sjef.

På bakgrunn av saken om risikoanalyse på siste styremøte i fjor ba styret om å få forelagt AI Norges arbeid med og planer i tilfelle et dataangrep.

AINs IT-sjef presenterte risikoanalyse av AI Norges IT-sikkerhet.

Hun snakket overordnet om informasjonssikkerhet i AI Norge som ser på styringsdokumenter, policyer og overordnede rutiner og regler, sikring av selve IT-systemene hvor all informasjon ligger, infrastruktur som både er rundt datasenteret, men også i kontorene, og leverandører.

Videre ga hun en kort innføring i de ulike dokumenter i AI Norges informasjonssikkerhetsside på intranettet.

Blant annet informasjonssikkerhetspolicyen som overordnet definerer roller og ansvar, og noen underpolicyer som informasjonshåndtering og arkiveringspolicyer som forteller ansatte de tillatte stedene for lagring av filer. IT-drift og sikkerhetsdokument som beskriver informasjonssystemene samt egne vedlegg til branninstrukser og personopplysninger.

I forbindelse med kompetanseheving av brukerne er det blitt gjennomført en rekke tiltak;

• I 2020 ble det laget et obligatorisk informasjonssikkerhetskurs for alle ansatte. Kurset besto av ulike deler som blant annet hvilke trusler vi står ovenfor, hva brukeren kan gjøre for å redusere risiko, GDPR og personvernopplysninger, sikring av informasjon i lokalene våre samt sikker kommunikasjon med eksterne.
  
• I tillegg ble det gjennomført en sikkerhetsuke hvor fire ansatte ble testet for phishingangrep. Det ble holdt foredrag av representanter fra Norsk sikkerhetsmyndighet og sikkerhetsavdelingen i Atea. Det ble også det gjennomført egne interne kurs på arkivering og GDPR og personvern.
  
• I etterkant av sikkerhetsuken blir det hver tredje uke gjennomført et såkalt nanokurs i den hensikt å repetere og holde vedlike oppmerksomheten på og kunnskapen om IT-sikkerhet..

Datainstruksen er blitt oppdatert av alle ansatte som har lest og signert.

Styret takket for en god redegjørelse og ga ros for gjennomførte tiltak for å ivareta AINs IT-sikkerhet.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 7/2021 Årsrapport mål- og handlingsplan 2020
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren presenterte Årsrapporten 2020 og påpekte at koronapandemien er en stor årsak til de områdene der arbeidet er utsatt eller ikke gjennomført som planlagt. Han trakk fram det frivillige menneskerettighetsarbeidet som har vært vanskeligst å gjennomføre.

Generalsekretæren ga ekstra honnør til sekretariatet som har gjort sitt beste for å forsøke å forhindre at medlemsdemokratiet skulle lide spesielt under korona slik at det ble gjennomført Landsmøte og andre samlinger som er rettet mot den demokratiske medlemsprosessen.

Styret hadde noen betraktninger på at siden koronapandemien har gått hardest utover gruppe- og medlemsaktiviteter og aksjoner, som gjenspeiler seg i at målsetninger knyttet til for eksempel antall signaturer på diverse aksjoner ikke er blitt oppnådd, kan føre til et varig frafall. Generalsekretæren svarte at det kan delvis være høye ambisjoner i noen aksjoner og mangelen på den fysiske delen i andre aksjoner som kan være forklaringen bak uoppnådde målsetninger på antall signaturer.

Styret understreket viktigheten av å ta lærdom av den digitale normalen og etterspurte sekretariatets refleksjoner rundt dette med tanke på planer for 2021. Generalsekretæren svarte at det gjøres kontinuerlige refleksjoner rundt dette på flere nivåer. Han trakk fram en rekke eksempler på hvordan trekke inn aktivistene i digitale plattformer.

Styret henviste til rapporten som viser at tre grupper i region sør er nedlagt. Det ble besvart at det er ingen spesielle grunner til nedleggelsen av disse spesifikke gruppene og at det generelt er ungdomsgrupper som dessverre kommer og går.

Styret uttrykket glede over Årsrapporten og understreket sin stolthet over alt AI Norge har klart å gjennomføre i et veldig utfordrende år.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 8/2021 Foreløpig regnskap 2020
Sakspapir fra generalsekretæren

Økonomi- og administrasjonssjef presenterte foreløpig regnskap for 2020.

2020 begynte normalt, men så ble det full nedstengning fra 13. mars til ca. 1. mai.

Det var store usikkerheter rundt økonomiske konsekvenser som resulterte i full nedstengning av ekstern verving. I tillegg ble alle ansettelser stoppet i en periode fra tidlig mars og fremover.

Etter gjenåpning av samfunnet i forkant av sommeren fikk AIN stor oppmerksomhet knyttet til George Floyd-saken. Resultatene fra ekstern verving i denne perioden var svært gode som ga en økt trygghet for den økonomiske situasjonen. De økonomiske utsiktene har vært omtrent uendret fra midten av sommeren til ut året.

Som følge av delvis nedstenging fra starten av november hvor blant annet Oslo og andre deler av landet mer eller mindre ble helt nedstengt resten av året, så har det vært krevende å avholde arrangementer.

I lys av økonomiske konsekvenser ble det informert om at medlemstallet var det samme i begynnelsen av 2020 som i slutten av året.

Det var store innsparinger på kostnadssiden som følge av ansettelsesstopp og andre sparetiltak i den usikre fasen. Innsparingene skyldes også at mange tiltak og arrangementer ikke ble gjennomføre på grunn av restriksjoner. Blant annet ble det full stopp i reiser, ekstern verving endte under budsjett.

Inntektene gikk noe over budsjettet. Dette forklares med at varierende verving gav medlemsinntekter under budsjettet. Arv var langt over budsjettet som hovedsakelig var knyttet til to større arveoppgjør/-forskudd. Inntekter fra kampanjer og Brennpunkt gikk gjennomgående over budsjettet, mens næringsliv og store givere var under budsjettet.

Kostnader knyttet til ekstern verving endte 2,6 mill kr under budsjett, mens lønns- og personalkostnader endte 4,3 mill under. Aktivitetskostnader havnet 5,4 mill kr og infrastrukturkostnader 1,4 mill kr under budsjett. Motposten til dette blir kontingent til det internasjonale sekretariatet som samlet er en brutto kontingent på 42,4 mill kr, noe som er 5,9 mill kr over budsjettet

Samlet sett endte driftskostnadene 7,3 mill kr under budsjett.

Økonomi- og administrasjonssjef informerte om foreløpig resultat som var på 13 mill kr. Videre nevnte han at nødvendig avsetning til Sikringsfondet er på 1,5 mill kr.

Det ble foreslått å avsette 5,4 mill kr til Sikringsfond som vil øke fondet til 40 mill. kr. Dette tilsvarer en omsetning på 160 mill kr som igjen vil kunne gi muligheten til å planlegge med nullresultat frem til den omsetningen blir nådd. Etter prognosene nås dette i 2023.

Avslutningsvis nevnte økonomi- og administrasjonssjef at fri likviditet pr 31.12.20 ligger på 72,1 mill kr. Av dette ligger 33,5 mill kr i fond.

Endelig regnskap for 2020 legges fram på styremøte 18. mars.

Styret takket for sekretariatets gode arbeid bak foreløpig regnskap som viser et godt resultat.

Vedtak
Styret tar saken til orientering. Styret ber sekretariatet foreslå et Sikringsfond på 40,0 mill kr ved resultatdisponering.

SAK 9/2021 Status økonomi pr januar
Sakspapir fra generalsekretæren

Hovedpunkter knyttet til økonomi pr januar er strenge restriksjoner på starten av året, ekstern verving er mest påvirket og har til tider vært helt nedstengt.

Totale inntekter pr januar er på 11,4 mill kr noe som er 0,9 mill kr under budsjett. Medlemsinntekter er 0,5 mill kr under budsjett, mens arv er 0,3 mill kr under budsjett. I de øvrige postene er det mindre avvik.

Kostnadene er ganske betydelig under budsjett. De totale kostnadene er 9,7 mill kr noe som er 1,9 mill kr under budsjett.

Totale resultater i januar er 1,6 mill kr noe som er 0,9 mill kr bedre enn budsjett.

Styret ga innspill til at det ikke er nødvendig å rapportere økonomi fra den første måneden i 2022 fordi det ikke gir noen eksakte tall.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 10/2021 Nytt CRM- og økonomisystem
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren presenterte nytt CRM- og økonomisystem for AI Norge.

Han gikk innledningsvis inn på ulike områder og prosesser som AIN bruker CRM-systemet til. Videre argumenterte han for hvorfor AIN har behov for å bytte sitt CRM-system.

Evaluering av dagens CRM-system (Orgsys) som ble gjennomført i 2019 avdekket at det mangler funksjonalitet, er teknisk utdatert og er krevende å innhente kompetanse på systemet.

I juni i fjor ble styret forelagt et forprosjekt som skulle igangsette valg av system og leverandør. Forprosjektet ble gjennomført i oktober 2020. Kvalitetssikring av forprosjektet ble gjennomført gjennom konsulenthuset PIVOTIC.

Den totale summen på investeringen ligger på 11,2 mill kr inkludert merverdiavgift.

Det er kalkulert 1,6 mill kr i inntekter i lønnsomhetsberegningen. Disse er knyttet til økt målretting og raskere igangsetting av kampanjer, hurtigere oppsett av nye betalingsløsninger og redusert nedetid på systemet. Det er identifisert også ytterligere inntektsmuligheter, men disse er ikke lagt inn i lønnsomhetsberegningen.

Det er kalkulert driftskostnader (lisenser/utvikling) som er 1,1 mill kr lavere enn dagens i løsning. De tre første årene er det lagt inn kostnader til opprettholdelse av lesetilganger i de gamle systemene.

Lønnsomhetsberegning viser en nedbetalingstid på 5,5 år.

Risikoer identifisert gjennom kvalitetssikring og adressert overfor leverandør før revidert forprosjekt.

Styret poengterte at det var verdt å være oppmerksom på at det kan kreve tid og en del omstilling hos ansatte før man får fullt utbytte av et nytt system. Styret spurte videre om det er det gjort noen vurderinger med leverandøren om hvor lang levetid dette systemet har. Økonomi- og administrasjonssjef svarte at når en velger en slik skyløsning så blir den kontinuerlig utviklet. AINs IT-sjef svarte at fordelen med skyløsningen er at vi kontinuerlig mottar oppdaterte løsninger. Videre nevnte hun at Dynamics er et av de største systemene på verdens basis som gjør oss trygge på at dette systemet vil vedvare mange år fremover.

Styret ga sin støtte til prosjektet og samtidig ga prosjektgruppen stort skryt for en grundig prosess av, tydelig beskrivelse, detaljert og godt arbeid med prosjektet.

Vedtak
Styret vedtar implementering av nytt CRM- og økonomisystem innenfor en økonomisk ramme på 11,2 mill kr. Styret gir generalsekretæren fullmakt til å inngå kontrakt med CGI innenfor rammene i denne styresaken.

SAK 11/2021 Utkast til internasjonal strategi
Sakspapir fra generalsekretæren

Alle Amnesty-seksjoner mottok det andre utkastet til internasjonal strategi 5. februar.

Styreleder påpekte at dette utkastet er betydelig omarbeidet sammenlignet med det første. AIN har fått betydelige gjennomslag i dette utkastet.

Styret diskuterte hvilke endringsforslag som skal prioriteres frem til Global Assembly i september.

Styret foreslo å arbeide for endring på tre områder. Disse er:

1. Policy om begreper
2. 80/20-modellen
3. Gjøre innfasing av nye tema avhengig av økte inntekter

Styreleder informerte om et åpent høringsmøte med medlemmene torsdag 4. mars kl. 17-19. På det møtet vil det være en felles innledning og gruppediskusjoner hvor medlemmene får anledning til å diskutere de tre foreslåtte endringsområder fra styret, i tillegg til eventuelle forslag fra medlemmene selv.

Thea Schjødt, Selma Ahmetagic og Maryam Tahir Iqbal leder høringsmøtet.

Fristen for å melde endringsforslag er 14. mars som er før neste styremøte. Styret besluttet at eventuelle vedtak i etterkant av høringsmøtet vedtas på epost.

Vedtak
AI Norge skal jobbe for at den internasjonale strategien har en sunn budsjettering. I tillegg vil styret være innstilt på å gjøre et vedtak per epost dersom det kommer innspill fra medlemmene som bør følges opp med et vedtaksforslag.

SAK 12/2021 Utkast til strategi for Amnesty International i Norge 2022-2030
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren presenterte nytt utkast til nasjonal strategi for AI Norge med noen endringsforslag fra sekretariatet.

Representanter fra styret deltok på AINs regionmøter hvor de presenterte prosessen rundt den nasjonale strategien.

Videre skal det gjennomføres en høringsrunde med medlemmene om strategien der de gjennom en elektronisk spørreundersøkelse får anledning til dele sine synspunkter om strategien.

På styremøte 18. mars skal styret gjennomgå resultater fra denne høringsrunden.

Styret foreslo endring i språkformulering under stolpe 2. Det ble foreslått å endre setningen “Står opp mot alvorlige tilfeller av diskriminering, særlig innenfor kvinne, etnisitets- og helsespørsmål” til «Står opp mot alvorlige tilfeller av diskriminering særlig knyttet til kjønn, etnisitet og helse.»

I tillegg ble det foreslått å tydeliggjøre setningen «bekjempe vold både ute og hjemme» ettersom den kan oppfattes som om det er snakk om vold i hjemmet.

Styret stilte spørsmål om vedtaksforslag om urfolks rettigheter skal eksplisitt plasseres under stolpe 2. Generalsekretæren foreslo at denne prosessen gjennomføres under Landsmøtet.

Styret henviste til målsetting 2 i strategien som sier «fordi Amnesty har fått en styrket identitet i befolkningen…» og etterspurte en tydeliggjøring på hvor denne informasjonen er innhentet fra. Generalsekretæren svarte at han videreformidler dette spørsmålet til de ansvarlige bak utarbeidelsen av strategien.

Styret kommenterte at det ikke står noe om AINs regioner under målsetting 4 og ba om at det skal nevnes i strategien at «regionene er viktige for AI Norge og at det skal jobbes for styrking av arbeidet i regionene.»

Styret stilte spørsmål om hva som vises til med «internasjonale og nasjonale løsninger på kort og lang sikt» med tanke på rettigheter for mennesker på flukt i stolpe 2. Generalsekretæren svarte at det er snakk om delvis løsninger som AIN selv har og delvis løsninger som vil måtte dukke opp underveis i samarbeid med andre organer.

Styret viste til målsetting 4 som sier at AIN skal ha 100 000 støttespillere i hele perioden fram til 2030 og stilte spørsmål om det betyr at organisasjonen skal ha det antall støttespillere allerede i 2022. Generalsekretæren svarte at AIN i utgangspunktet ikke har en målsetting om vekst i medlemmer, men heller i inntekter.

Styret ba om å omformulere ordet «Amnesty fokuserer på…» i målsetting 4 under metode for arbeidet med støttespillere for å tydeliggjøre at det handler om å ha et tilbud i alle livsfaser, ikke plukke ut enkeltgrupper.

Vedtak
Styret vedtar utkast til strategi for Amnesty International i Norge 2022-2030 og legger det fram for landsmøtet 2021 til vedtak.

SAK 13/2021 Utkast til program for Landsmøte 2021
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret påpekte at programmet må tydeliggjøre at Landsmøte offisielt starter fra 23. april ettermiddag med arbeidsgruppe økonomi.

Et endelig utkast til program for Landsmøte vil bli forelagt på styremøte 18. mars.

Vedtak
Styret ber generalsekretæren inkludere innspillene som styret har kommet med til programmet og presentere endelig utkast på styremøtet i mars.

SAK 14/2021 Styrets orientering

Selma Ahmetagic informerte om sitt planlagte møte med ungdoms- og studentrådsrådene hvor hun blant annet skal snakke om prosessen rundt internasjonal og nasjonal strategi.

Styreleder informerte en pågående prosess for å fremme forslag til Global Assembly om å innføre direkte valg av styreleder for det internasjonale styret.

SAK 15/2021 Eventuelt

Det forekom ingen saker under eventuelt.

Styrets alenetid