Protokoll fra styremøte 17. mars 2022

Til stede: Thea Schjødt, Thomas Øvestad, Anette Bonnevie Wollebæk, Kjell Johnsen, Juni Emilie Baardvik, Viktor Johannes Matre, Gabriel Qvigstad, Anne Marie Mollén og Arne Wilhelm Theodorsen

Forfall: Maryam Iqbal Tahir, Tor Kåpvik, Selma Ahmetagic og Henriette Nielsen

Til stede fra sekretariatet: John Peder Egenæs, Bjarte Økland, Sayed Sohaib Karimi og Ida Marie Hansen (under SAK 4/2022)

Møteleder: Thea Schjødt
Protokollfører: Sayed Sohaib Karimi

SAK 14/2022 Dagsorden
Sakspapir fra generalsekretæren

I fravær av ordinære styremedlemmer, trer 2. vara, Viktor Johannes Matre, og 4. vara, Gabriel Qvigstad, inn med stemmerett.

På grunn av eksterne deltakere behandles SAK 22/2022 etter SAK 24/2022.

Vedtak:
Styret vedtar dagsorden.

SAK 15/2022 Protokollsaker
Sakspapir fra generalsekretæren

Vedtak:
Protokoll fra styremøte 17. februar ble godkjent og signert elektronisk.

SAK 16/2022 Kommende styresaker
Sakspapir fra generalsekretæren

Presentasjon av videre arbeid med merkevareplattform skal framlegges på styremøtet i april.

Vedtak:
Styret tar saken til orientering.

SAK 17/2022 Årsregnskap 2021
Sakspapir fra generalsekretæren

Revisjonsselskapet BDO presenterte resultatet fra årsregnskap 2021.

Økonomi- og administrasjonssjef orienterte om forslaget om å overføre overskuddet i regnskapet til Prosjektfondet.

Revisor informerte om at grunnet endring i styreloven skal all kommunikasjon med styret fremover nummereres. Tidligere gjaldt dette bare når revisor hadde kritiske punkter de ønsket å rapportere til styret, mens det nå gjelder all kommunikasjon de har med styret.

Revisorene oppsummerte sine observasjoner som viste at AI Norge har god virksomhetsstyring og det foreligger god dokumentasjon. Organisasjonen er i ferd med å implementere nye systemer for økonomi og CRM, og det er viktig at systemene ivaretar de retningslinjer som er satt opp knyttet til internkontroll.

Tidligere har det blitt diskutert at AI Norge kan være merverdigavgiftspliktige for næringslivsinntekter der AIN gir motytelser, og dette er nå implementert ved at AI Norge er registrert i merverdiavgiftsregisteret.

Konklusjon av BDOs observasjoner:

• Ingen områder hvor BDO og AIN er uenige i deres vurderinger. Ingen vanskeligheter i samarbeidet med ledelsen.
• Det ble gjennom arbeidet ikke avdekket noen vesentlige beløpsmessige feil som det ikke er korrigert for.
• Så snart årsberetningen og endelig årsregnskap foreligger og er underskrevet vil vi avgi vår revisjonsberetning.

Revisjonsberetningen har en kommentar knyttet til at rapport knyttet til aktivitets- og redegjørelsesplikt i arbeidet med likestilling og mot diskriminering ikke er ferdigstilt på tidspunkt for avlevering av årsregnskap. Denne rapporten vil bli levert til styret på ett av de to førstkommende styremøtene.

Avslutningsvis listet revisjonsselskapet aktuelle temaer for 2022 som lignende organisasjoner er opptatt av:

• Bærekraft, likestilling og åpenhet (fremdeles aktuelt)
• Kursing av ansatte i IT-sikkerhet (ansatte vanligste inngang ved IT-angrep)
• Digitalisering og effektivisering (godt på vei på grunn av bytte av systemer)
• Langtidseffekter av COVID (AIN har gode planer her)

Vedtak:
Styret vedtar årsregnskap for 2021 med et overskudd på 5 972 258 kr. Overskuddet disponeres i sin helhet til Prosjektfondet.

SAK 18/2022 Søknad til Prosjektfondet
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret vedtok å bevilge støtte som foreslått.

Vedtak:
Styret vedtar å bevilge 700.000 kroner fordelt over to år, 2022 og 2023, til Det norske menneskerettighetsfondet. Midlene skal øremerkes støtte til organisasjonen som er nevnt i den vedlagte søknaden. Midlene tas fra prosjektfondet.

SAK 19/2022 Søknad om nytt prosjekt mellom AI Norge og AI Ungarn
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret nevnte at det er en fordel å ha slike oppfølgingsprosjekter.

Vedtak:
Styret i Amnesty i Norge støtter «Stronger Working Together» med bevilgning på tilsvarende 51.540 euro i 2022 og tilsvarende 62.665 euro i 2023. Midlene tas fra Prosjektfondet. Prosjektet rapporterer til styret 2 ganger i året.

SAK 20/2022 AI Norges arbeid knyttet til invasjonen av Ukraina
Muntlig orientering ved generalsekretæren

Generalsekretæren orienterte styret om AI Norges aktiviteter knyttet til krigen i Ukraina.

Som følge av situasjonen i Ukraina er arbeidet omprioritert.

• Beijing-kampanjen ble avsluttet før planlagt.
• Rapporten om helsetilbudet til transpersoner blir ikke gjennomført.
• Midler fra disse og andre områder er forflyttet til arbeid med Ukraina. Noen av innsamlede midlene er planlagt å brukes til arbeid i Norge knyttet til Ukraina.

• Det er gjennomført en rekke markeringer mot krigen og i solidaritet med det ukrainske folk. Der det har vært mulig har det blitt gjort forsøk på å involvere eksil ukrainere, russere og hviterussere. Markeringene er blitt avholdt i Oslo, Bergen, Trondheim, Tromsø, Stavanger.
• Det er planlagt nye aktiviteter den 24. mars, som er erklært en «Global Day Action» av Amnesty International. Det skal gå ut en aksjonsveiledning til alle regionskontorer.

AI Norge har i sine SoMe-kanaler vært veldig raskt ute med å kommunisere om ukrainasituasjonen.

AI Norge ligger mye høyere opp i antall delinger og reaksjoner på sine poster sammenlignet med lignende organisasjoner.

Schibsted har gitt arbeid av Schibsted Partnerstudio, og plassering i deres medier til en verdi av ca 920.000 kroner.

Det er foreløpig samlet inn i overkant av 3 mill kr hovedsakelig via SMS, men også med noe øremerket støtte fra bedrifter.

Det blitt foretatt en foreløpig fordeling av disse midlene.

2,5 mill kr til det internasjonale sekretariatets krisearbeid – hovedsakelig etterforskning hvor AIN blant annet har etterforskere inne i Ukraina.

0,5 mill kr til arbeid i Norge og noe støtte til ukrainske kontakter. I tillegg har en samarbeidsorganisasjon i Ukraina fått tildelt 50.000 kr via AI Norges hjelpefond.

AI Norge har sekundert to personer til å koordinere evakuering og relokalisering av Amnesty-kolleger fra Ukraina og Russland. De arbeider som en integrert del av det internasjonale sekretariatets kriseteam. Styret ga Amnesty ros for måten situasjonen i Ukraina er blitt håndtert og for organisasjonens viktige rolle i å samle inn og dele informasjon om krigen.

Styreleder informerte om hennes møte med styreledere i Europa der direktøren for Europa og sentral Asia trakk fram Norges hjelpsomme arbeid for Ukraina.

Generalsekretæren informerte om et arbeid som gjøres med å lage policyer for Amnestys meninger om ulike typer sanksjoner samt fremmedkrigere. Styret skal få tilsendt dette dokumentet så snart sekretariatet har fått det.

Vedtak:
Styret tar saken til orientering.

SAK 21/2022 Orientering om lansering av nytt CRM-prosjekt
Sakspapir fra generalsekretæren

AI Norges IT-sjef orienterte om status på lansering av nytt CRM-system.

Systemet har nylig vært gjennom en akseptansetest. Prosessen er likevel forsinket i henhold til den opprinnelige planen. Idriftsettelse er utsatt til 2. mai 2022.

En rekke områder som har påvirkning på flere ledd i AI Norges arbeid er fremdeles ikke testet.

Budsjettet for prosjektet er på litt over 11 mill. kr, mens prognosen er på litt over 12 mill. kr.

Styret spurte om det er lagt til noen funksjonalitet i forhold til at økt budsjett. IT-sjefen svarte at prosjektet er basert på estimerte timer.

Styret spurte om forsinkelsen i lanseringen har konsekvenser på noen områder i AI Norge utenom økte kostnader. IT-sjefen svarte at det vil være en fryseperiode en uke i forkant av lanseringen som gjør at andre aktiviteter må legges utenom den perioden. Dette har alltid vært en del av planen, men fryseperioden kommer senere på grunn av forsinkelsen.

Styret spurte hvilke vurderinger som er tatt dersom overskridelsen av budsjettet blir enda større enn prognosen. IT-sjefen svarte at prognosen er basert på timebasis-estimat, og at risikoen er redusert ettersom prosjektet er i sluttfasen.

Vedtak:
Styret tar saken til orientering.

SAK 22/2022 Orientering om AI Norges mangfoldprosjekt
Sakspapir fra generalsekretæren

Konsulentbyrået Catalysts presenterte resultatet fra spørreundersøkelsen knyttet til AI Norges mangfoldprosjekt for styret.

Oppdraget handlet om å kartlegge mangfoldet i AIN og legge fram forslag til tiltak for å øke det.

Konsulentene presenterte resultatene fra innsiktsfasen, som var basert på spørreundersøkelse blant ansatte og utvalgte medlemmer.

Styret nevnte at funnene er et godt utgangspunkt for videre arbeid.

Den endelige rapporten vil framlegges for styret etter at den er endelig ferdigstilt.

Styret får tilsendt presentasjonen fra Catalysts. Det vil legges opp til et eventuelt frivillig digitalt møte om videre prosess.

Styret takket Catalysts for presentasjonen.

Vedtak:
Styret tar saken til orientering.

SAK 23/2022 Generalsekretærens orientering
Muntlig orientering ved generalsekretæren

Styret behandlet denne saken før SAK 22/2022.

Generalsekretæren orienterte styret om AI Norges arbeid på følgende områder:

8. mars:

• AIN medlemmer arrangerte, holdt appell eller deltok i til sammen 23 arrangementer landet rundt bestående av studenter og gruppemedlemmer.

Inspire Change:

• På grunn av mangel på vilje fra samarbeidsorganisasjonene til å ta ansvar og bidra med personal- og økonomiske ressurser fortsetter vi ikke med dette prosjektet.

Som følge av arbeidet på krigen i Ukraina, skal arbeidet på Russland løftes høyere i AINs landstrategi.

Avslutningsvis nevnte generalsekretæren at AIN er nominert blant ti beste arbeidsplasser på tvers av sektorer i «Great Place to Work».

SAK 24/2022 Status økonomi pr februar
Muntlig orientering ved økonomi- og administrasjonssjef

Økonomi- og administrasjonssjefen presenterte status økonomi per februar.

Inntekter:

• Innsamling Ukraina er bokført med 3,1 mill kr. Dette er øremerkede midler som vil brukes i vårt Ukraina-arbeid på toppen av vedtatt budsjett.
• Medlemstall er noe svakere enn antatt ved inngang til året, men også noen forsinkelser på årskontingent.

Kostnader:

• Underforbruk i januar-februar.
• Avvik i kontingent skyldes ulik periodisering av budsjett og utfakturert.
• Det har vært en negativ avkastning på plasseringer. Dette har blitt diskutert med finansutvalget, der det er enighet om at vi ikke gjør noen omplasseringer på dette tidspunkt, basert på vår langsiktige profil

Reelt sett er resultatet pr februar på 2,0 mill kr, noe som er 1,6 mill kr over budsjett.

Likviditet og plasseringer:

Total likviditet per 28. februar var på 72,9 mill kr, hvorav 43,4 mill kr er plassert i fond.

Vedtak:
Styret tar saken til orientering.

SAK 25a/2022 Landsmøtet 2022: Program
Sakspapir fra generalsekretæren

Vedtak:
Styret vedtar program for landsmøtet 2022.

SAK 25b/2022 Landsmøtet 2022: utkast til styrets landsmøteberetning 2021-2022
Sakspapir fra generalsekretæren

Det ble påpekt en rekke endringer og korrigeringer i utkast til styrets landsmøteberetning som skal oppdateres av sekretariatet etter styremøtet.

Utkastet skal godkjennes av styreleder før utsendelse til landsmøtet.

Vedtak:
Styret ber generalsekretæren inkorporere styrets tilbakemeldinger i utkast til styrets landsmøteberetning 2021-2022. Styreleder godkjenner endelig versjon på vegne av styret før utsendelse til landsmøtet.

SAK 25c/2022 Landsmøtet 2022: vedtaksforslag fra medlemmer Sakspapir fra generalsekretæren

Styret behandlet innsendte vedtaksforslag fra medlemmer.

Vedtaksforslag 1: Vedtaksforslag om Enforced Disappearance in Egypt’s Prisons:

Styret ba generalsekretæren gå i dialog med forslagsstilleren etter styremøtet og høre om hun kunne tenke seg å endre vedtaksforslaget til at Amnesty skal ha et høyere fokus på arrestanter som forsvinner i Egypt. Dersom forslagsstilleren fremdeles opprettholder sitt opprinnelige vedtaksforslag, vil styret legge frem et alternativt vedtaksforslag som er mindre operativt

Styrets kommentar:

Styret takket forslagstilleren for innsendt vedtaksforslag.

Styret mener vedtaksforslaget slik det nå er formulert er for operativt og medfører større endringer i AI Norges landstrategi gjennom å heve prioritet på ett område, uten at det er tydeliggjort hva som da må prioriteres ned.

Styret har stor sympati med forslagsstillers ønske om at Amnesty skal gjøre noe for ofre for forsvinning i Egypt, og vil derfor oppfordre forslagsstiller til å omformulere vedtaksforslaget slik at det blir kortere og mindre detaljert, men samtidig holder fast ved at Amnesty skal ha et høyere fokus på arrestanter som forsvinner i Egypt. Dersom forslagsstiller ønsker å opprettholde sitt opprinnelige forslag, står hun fritt til å gjøre det. Da vil styret i tilfelle legge frem et alternativt forslag til vedtak, i tråd med det vi her foreslår for forslagsstiller.

Vedtaksforslag 2-4:

Styret hadde en gjennomgående diskusjon om tre innsendte vedtaksforslag fra samme medlem som overordnet handler om ektefellers krav til individuelle rettigheter i henhold til Grunnloven, Menneskerettighetene og Personvernloven.

I forkant av styremøtet behandlet styrets redaksjonskomité disse vedtaksforslagene og ba forslagstilleren om å 1) tydeliggjøre formuleringen i forslagene og hva AI Norge konkret skal gjøre, 2) sammenfatte alle tre forslagene til ett vedtaksforslag. Forslagstilleren valgte å opprettholde de som tre separate vedtaksforslag og gjorde ikke endinger i ordlyden.

Styret henviste til forretningsorden for landsmøtet punkt 5 som lyder slik:

Redigering og utsendelse av innkomne forslag

Et forberedende redaksjonsutvalg har ansvaret for redigering av innkomne forslag og utarbeidelse av forslag til vedtak. Forberedende redaksjonsutvalg nedsettes av lederen for Forberedelseskomiteen i samarbeid med Styret. Utvalget skal sørge for at vedtaksforslagene utformes etter samme mal.

Det forberedende redaksjonsutvalget kan ikke forandre vedtaksforslagenes innhold, og skal om nødvendig konsultere forslagsstillerne. Utvalget har anledning til å samordne likelydende forslag eller forslag som omhandler samme tema, til en sak og ett vedtaksforslag.

Utvalget skal påse at vedtaksforslagenes økonomiske konsekvenser er tilstrekkelig utredet.

Saker som utvalget mener er uvedkommende for landsmøtebehandling, føres ikke opp på den foreløpige sakslisten, men sendes ut sammen med denne som et vedlegg. Det forberedende redaksjonsutvalget skal kommentere om de enkelte innkomne forslagene har vært gjenstand for ekstern og intern høring.

I henhold til forretningsorden har redaksjonskomiteen anledning til å samordne likelydende forslag, eller forslag som omhandler samme tema, til en sak og ett vedtaksforslag.

Styret mente at budskapet i vedtaksforslagene slik de er formulert ikke er tydelig. Selv om forslagene til vedtak er formulert generelt, fremstår det som at alle de tre forslagene har utspring i samme komplekse enkeltsak. Det er uklart hvor mange som er berørt av problemstillingene som er tatt opp i forslagene, for eksempel «tvangsbosetting av ektefeller», og det er derfor uklart hva det egentlig bes om at Amnesty skal gjøre og på hvilket grunnlag.

Styret mente at forslagene ikke kan behandles av landsmøtet slik de er formulert per i dag.

Styrets kommentar til vedtaksforslag 2-4:

Styret takket forslagsstilleren for innsendte vedtaksforslag.

Styret ber forslagsstilleren om å tydeliggjøre vedtaksforslagene.

Styret vil avvise vedtaksforslagene med henvisning til punkt 5 i styrets forretningsorden i AI Norge dersom forslagsstilleren ikke foretar endringer som gjør det tydelig hva det handler om.

Forslagene vil i tilfelle ikke føres ikke opp på den foreløpige sakslisten til landsmøtet, men sendes ut sammen med denne som et vedlegg.

SAK 25d/2022 Landsmøtet 2022: utkast til sakspapir arbeidsgruppe økonomi
Sakspapir fra generalsekretæren

Global Assembly-saken om Global Fundraising policy skal diskuteres i arbeidsgruppe økonomi.

Sakspapirer til denne saken vil plasseres inn i sakspapirer til arbeidsgruppe økonomi før utsendelse til deltakerne.

Vedtak:
Styret godkjenner sakspapirene til arbeidsgruppe økonomi.

SAK 25e/2022 Landsmøtet 2022: utkast til sakspapir arbeidsgruppe menneskerettigheter
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret besluttet følgende titler for de to andre arbeidsgruppene:

1. Arbeidsgruppe menneskerettigheter
2. Arbeidsgruppe organisasjon & policy

Arbeidsgruppe menneskerettigheter skal behandle to vedtaksforslag fra medlemmer. I tillegg skal en rekke Landsmøteuttalelser fra AI Norge plasseres inn i denne gruppen.

Styret godkjenner sakspapirer til arbeidsgruppe menneskerettigheter etter konsultasjon med forslagsstillerne.

Forslag til en rekke uttalelser vil framlegges for styret på styremøte 22. april som skal beslutte hvilke som skal behandles på landsmøtet.

Vedtak:
Styret godkjenner sakspapirer til arbeidsgruppe menneskerettigheter etter konsultasjon med forslagsstillerne.

SAK 25f/2022 Landsmøtet 2022: utkast til sakspapir arbeidsgruppe organisasjon & policy
Sakspapir fra generalsekretæren

Arbeidsgruppe organisasjon & policy skal behandle Global Assembly-saken om skatt, ulikhet og menneskerettigheter. I tillegg skal en rekke Landsmøteuttalelser fra AI Norge plasseres inn i denne gruppen.

Vedtak:
Styret godkjenner sakspapirer til arbeidsgruppe organisasjon & policy før utsendelse til landsmøtet.

SAK 25g/2022 Landsmøtet 2022: Global Assembly-saker på landsmøtet
Sakspapir fra styreleder

Grunnet tidslinjen og prosessen for Global Assembly-saker skal kun sakene Global fundraising policy og skatt, ulikhet og menneskerettigheter diskuteres på landsmøtet. Det er ikke kommet tilstrekkelig underlag til de andre sakene til at de kan behandles på en god måte på vårt landsmøte.

Styret vil gi en orientering om bakgrunnen for og status på de øvrige sakene.

Styret tar med seg innspill fra Landsmøtet i prosessen rundt forslag om Global fundraising policy og forslag om skatt, ulikhet og menneskerettigheter som behandles på Global Assembly.

Vedtak:
På landsmøtet i 2022 vil «Global fundraising policy» diskuteres i arbeidsgruppe økonomi og «Skatt, ulikhet og menneskerettigheter» vil diskuteres i arbeidsgruppe organisasjon & policy. Landsmøtet gis en kort orientering om de andre forslagene.

SAK 25h/2022 Landsmøtet 2022: styrets oppgaver under landsmøtet
Sakspapir fra generalsekretæren

Det skal legges til en oppgave som er å ta imot eventuelle internasjonale gjester. Det skal sendes en åpen invitasjon til Amnesty-seksjoner.

Styret fordelte sine oppgaver under landsmøtet slikt:

• Presentasjon av «Landsmøte på 1-2-3»: Juni Emilie Baardvik.
• Presentasjon av sakene i arbeidsgruppe økonomi: Kjell Johnsen.
• Styrets representant i arbeidsgruppe menneskerettigheter: Arne Wilhelm Theodorsen.
• Presentasjon av sakene i arbeidsgruppe organisasjon & policy: Viktor Johannes Matre.
• Styrets representanter i landsmøtets redaksjonskomite: Anette Bonnevie Wollebæk og Gabriel Qvigstad.
• Godkjenning av protokoll fra landsmøtet: Thea Schjødt.
• Ombud under landsmøtet: Selma Ahmetagic.
• Mottakelse av internasjonale gjester: Thea Schjødt og Thomas Øvestad.

Styret ble også enige om å generelt være synlige og snakke med alle deltakerne på landsmøtet.

Vedtak:
Styret tar saken til orientering.

SAK 26/2022 Amnestyprisen 2022
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret vedtok å tildele Amnestyprisen 2022 i henhold til juryens innstilling. Prisvinneren inviteres til landsmøtet for å motta prisen.

Vedtak:
Styret vedtar å tildele Amnestyprisen i tråd med nominasjonskomiteens innstilling. Prisvinneren annonseres under landsmøte 2022.

SAK 27/2022 Forberedelser til Regional Forum
Muntlig orientering ved styreleder

Regional Forum skal avholdes digitalt 9. og 10. april 2022. Det vil være 100 delegater. Formålet med møtet er forberedelse til Global Assembly og kompetansebygging.

Thea Schjødt, John Peder Egenæs, Juni Emilie Baardvik og Viktor Johannes Matre skal delta på dette møtet.

Vedtak:
Styret tar saken til orientering.

SAK 28/2022 Styrets orientering

Det forekom ingen saker under styrets orientering.

SAK 29/2022 Eventuelt

Det forekom ingen saker under eventuelt.

Styrets alenetid