Protokoll fra styremøte 17. februar 2022

Til stede: Thea Schjødt, Thomas Øvestad, Tor Kåpvik, Kjell Johnsen, Juni Emilie Baardvik, Henriette Nielsen, Anne Marie Mollén, Arne Wilhelm Theodorsen, Selma Ahmetagic og Viktor Johannes Matre

Forfall: Maryam Iqbal Tahir og Anette Bonnevie Wollebæk

Til stede fra sekretariatet: John Peder Egenæs, Sayed Sohaib Karimi og Ida Marie Hansen (under SAK 4/2022)

Møteleder: Thea Schjødt
Protokollfører: Sayed Sohaib Karimi

SAK 1/2022 Dagsorden
Sakspapir fra generalsekretæren

I fravær av Maryam og Anette, trer inn Viktor og Henriette som ordinære styremedlemmer med stemmerett.

SAK 5/2022 blir sannsynligvis lagt fram på styremøtet 17. mars.

Vedtak:
Styret vedtar dagsorden.

SAK 2/2022 Protokollsaker
Sakspapir fra generalsekretæren

Før protokollen fra styremøte 16. desember 2021 ble godkjent, ble det på pekt en rettelse i et av avsnittene under SAK 91/2021.

Sekretariatet skal følge opp og få på plass en mer formalisert tilbakemelding fra det internasjonale sekretariatet som en del av dokumentasjonen på prosessen rundt avtale med Fredensborg AS.

Vedtak:
Protokoll fra styremøte 16. desember 2021 ble godkjent og signert elektronisk.

SAK 3/2022 Kommende styresaker
Sakspapir fra generalsekretæren

Styremøtet i april vil avholdes fredag 22. april kl. 12:30-16:30.

AI Norges nye CRM-system skal lanseres 14. mars 2022. Styret vil få framlagt en rapport om lanseringen på styremøtet 17. mars.

AI Norges mangfoldprosjekt skal presenteres på styremøtet 17. mars.

Vedtak:
Styret tar saken til orientering.

SAK 4/2022 Søknad til Prosjektfondet om Pusteromsby
Sakspapir fra generalsekretæren

Ida Marie Hansen, leder for individprogrammet i AI Norge, presenterte prosjektet Pusteromsby i Oslo.

Bakgrunnen for prosjektet er et ønske om å gi utsatte menneskerettighetsforkjempere en anledning til å hvile ut, hente krefter og eventuelt bygge kompetanse, i trygge omgivelser. Amnesty i Norge har en periode jobbet for at Oslo kommune skulle innføre en ordning for menneskerettighetsforkjempere, som ligner på ‘Fribyforfatterordningen’. Ved etableringen av nytt byråd i 2019 tok byrådet ett skritt i retning av dette.

Det kommer frem av Byrådserklæringen at «Oslo skal fortsette å være en friby for forfulgte forfattere og utrede muligheten for å opprette en liknende ordning for menneskerettighetsforkjempere».

Denne erklæringen er sentralt for søknad til dette prosjektet.

Oslo som Pusteromsby 2022-2024 oppsummeres slik:

• Samarbeid mellom Amnesty og fire andre sivilsamfunnorganisasjoner og Oslo kommune.
• To menneskerettighetsforkjempere hvert semester. Totalt åtte personer i perioden høsten 2022 til våren 2024.
• Opplegget vil inneholde ulike grader av hvile, arbeid og studier.

Veien videre for prosjektet fokuserer på finansiering, samarbeid med byråd for kultur i Oslo kommune, utvelgelsesprosessen samt et eget løp mot eksterne givere.

Styret spurte om Byrådet har gjort noe med Byrådserklæringen. Leder for individprogrammet i AI Norge svarte at koronapandemien har vært hovedårsaken til manglende fremskritt i dette arbeidet. Styret viste til de midlene som er satt av til en koordinatorstilling i dette arbeidet og spurte om det dreier seg om en deltidsstilling. Det ble svart at de involverte har kommet fram til at det er behov for en koordinator til en 40 prosent stilling som vil bli plassert hos Menneskerettighetsfondet. I tillegg er det budsjettert for en prosjektkoordinator på midlertidig basis for oppfølging av menneskerettighetsforkjempere i den perioden de er i Oslo.

Styret understreket at viktigheten av sikkerheten til menneskerettighetsforkjemperne og spurte hvilke vurderinger og tiltak som er tenkt knyttet til ivaretakelse av deres sikkerhet når de reiser tilbake til hjemlandet. Det ble svart at AI Norge er i tett kontakt med partnere i dette prosjektet som har planlagt opplæring i sikkerhetshåndtering. Sikkerhetsaspektet er også et stort fokus i utvelgelsesprosessen av kandidater.

Styret spurte om tanken er at Pusteromsby Oslo skal bli en del av Shelter City eller et separat opplegg. Det ble svart at i løpet av pilotperioden skal det foretas en kvalifisert vurdering ved å veie fordelene og ulempene på hvorvidt prosjektet skal meldes inn i Shelter City.

Styret takket leder for Individprogrammet i AI Norge for presentasjonen og nevnte at dette er et prosjekt som det blir spennende å følge med på.

Vedtak:
Styret vedtar å støtte søknaden om støtte til prosjektet ‘Pusteromsby’ med NOK 2,200 000 for perioden 2022 til 2024. Styret ber generalsekretæren jobbe for å skaffe ytterligere ekstern finansiering, som i så fall vil gå til å redusere den bevilgede summen. Midlene tas fra «Prosjektfondet».

Bevilgningen er avhengig av at Oslo kommune bevilger en sum slik den beskrevet i søknaden og budsjettet.

SAK 5/2022 Søknad om nytt prosjekt mellom AI Norge og AI Ungarn
Sakspapir fra generalsekretæren

Denne saken vil sannsynligvis framlegges på styremøtet 17. mars.

SAK 6/2022 Forslag til endring av økonomiske retningslinjer for AIN-grupper
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren la fram et forslag til endringer i de økonomiske retningslinjene for Amnesty-grupper i Norge. Formålet er å ha bedre kontroll med midler som er samlet inn i Amnestys navn, samt å redusere byråkratiet rundt bevilgninger til gruppene.

Flere styremedlemmer hadde kritiske spørsmål til de foreslåtte endringene i retningslinjene. Det var frykt for at dette kunne gjøre det vanskeligere, særlig for enkelte studentgrupper å søke støtte fra ulike ordninger knyttet til universitetene. Det ble konkret vist til at det er et krav for å motta støtte fra Kulturstyret ved Universitetet i Oslo at foreningen har egen bankkonto i foreningens navn. Det ble også pekt på at dette potensielt ville begrense gruppenes autonomi. Styret hadde innvendinger til prosessen og mente at endringen i retningslinjene ikke var diskutert nok med berørte grupper og råd i organisasjonen.

Etter en gjennomgående diskusjon ba styret sekretariatet om å gå i dialog med berørte grupper og framlegge saken på Studentrådet for råd og diskusjon slik at medlemmenes synspunkter blir en del av saksunderlaget før styret fatter et endelig vedtak.

Styret vil få en oppdatering om denne saken på styremøtet 17. mars.

Vedtak:
Styret ber sekretariatet gå i dialog med berørte grupper og framlegge saken på Studentrådet for råd og diskusjon før styret får saken tilbake til behandling.

SAK 7/2022 Generalsekretærens orientering
Muntlig orientering ved generalsekretæren

Generalsekretæren informerte om ordningen Amnesty i Norge har med kontorfrivillige.

Han understreket at AI Norge opererer innenfor lovverket, men det utelukkes ikke at noen vil kunne kritisere det som gratis arbeidskraft. Generalsekretæren ga uttrykk for et ønske om å få fortsette med denne ordningen. Styret spurte om man hadde vurdert stillinger som for eksempel «studentmedarbeider» eller «studentpraktikant», slik som det opereres med i Danmark. Generalsekretæren svarte at sekretariatet ikke har tatt en slik vurdering per i dag.

Styret foreslo at AI Norge kan inngå avtaler om praksisplasser med universiteter som istedenfor lønn gir ulike studiepoeng. Generalsekretæren svarte at han skal ta det opp med de relevante personer i sekretariatet.

Styret la til at det er viktig at både AI Norge og andre organisasjoner kan opprettholde mulighet til bruk av frivillige.

Fredensborg AS:

Generalsekretæren ga følgende oppdateringer knyttet til prosessen rundt leieavtale med Fredensborg AS:

• Vi har fått det formelle utkastet til utleieavtalen med enkelte tilpasninger som per i dag er hos revisor og advokat til nøyere gjennomgang.
• Vi har igangsatt kartlegging og diskusjon om hvordan tilværelsen på det nye kontoret skal være. Vi vurderer blant annet alternativer som faste kontra fri kontorplasser. Vårt mål er at flest mulig ansatte skal få det slik at de trives best mulig.
• Vi har startet diskusjonen om hjemmekontor kontra kontor i den nye normalen.
• Vi har også startet prosessen med å finne en annen leietaker som kan overta vårt nåværende kontor.
• Flytting til nye kontorer er mest realistisk i første kvartal av 2023.
• Gruppenytt som er en kommunikasjonskilde med medlemmer, er blitt brukt til å informere om flyttingen uten at det har kommet noen reaksjoner så langt.

Videre snakket han om rapporten om Israels apartheid mot den palestinske befolkningen i Israel.

Flere organisasjoner som Human Rights Watch, en israelsk organisasjon og nå, Amnesty International, har konkludert med denne definisjonen knyttet til israelske myndigheter.

Amnesty-seksjoner under press:

Generalsekretæren informerte om situasjonen til AI Ukraina som følge av konfliktsituasjonen i Ukraina og nevnte at han har vært i kontakt med den ukrainske seksjonen. I tillegg snakket han om situasjonen til AI Thailand, AI Hong Kong og AI India som har vært under sterkt press som følge av den autoritære vendingen.

Oslo Freedom Forum:

Dette er et arrangement som skal foregå 23.-25. mai 2022 der flere ulike kjente menneskerettighetsforkjempere og aktivister deltar til debatt, diskusjoner og erfaringsutveksling.

AI Norge har fått tildelt en rekke gratis billetter, inkludert til studenter.

SAK 8/2022 Årsrapport 2021
Sakspapir fra generalsekretæren

Årsrapport 2022 er i stor grad en oppsummering av de tidligere kvartalene med unntak av noen tillegg.

Generalsekretæren åpnet for spørsmål og kommentarer.

Styret nevnte at innholdet i årsrapporten, som viser til mye positive oppnådde mål i organisasjonen, gir en følelse av stolthet av å være en del av AI Norge.

Styret spurte hvilke erfaringer AI Norge har dannet seg fra andre organisasjoner når det gjelder ungdomsstrategien, Målsettinger for AI-grupper og Be There-prosjektet.

Generalsekretæren svarte at når det gjelder studentstrategien så skal han ta det opp med de relevante personer. Målsettinger for AI-grupper er bevisst, men han er klar over at det er et ambisiøst mål. Livsløpsmedlemskap er blitt diskutert med Studentrådet, og de har gitt sine innspill til hvordan de kan se for seg å være med på å kartlegge studenter som går ut av studieperioden.

Styret kommenterte arbeid opp mot bedrifter som er grønt i KPIene og nevnte at dette er noe som er meget positivt. Verdien her er ikke bare pengene, men at AI Norge bidrar til å gjøre slikt samarbeid en del av kulturen i Norge.

Styret påpekte at ideen om håndbok for studentenes velvære er noe som kan være veldig nyttig og positivt.

AI Norges KPIer:

Målene for opprettelse av nye AI-grupper er ikke oppnådd, men det jobbes målbevisst.

Inntektsbudsjettet ble ikke oppnådd.

Aktivitetskostnadene ble ikke oppnådd, hovedsakelig som følge av koronapandemien.

Budsjettrutiner for 2022 er endret slik at de budsjetterte midlene brukes som planlagt.

Styret stilte spørsmål rundt metodikken i kjennskapsundersøkelsen. Svaret er at det er en vanlig omnibus undersøkelse gjennomført av NorStat.

Styret påpekte at rapporten burde inkludert den forventede feilmarginen som er i slike rapporter.

På styremøte 17. mars skal det gis en presentasjon av AI Norges målgruppeinnsikt.

Brudd på Arbeidsmiljøloven handler om for mye overtid.

TV-aksjonssøknad 2023:

Generalsekretæren gikk raskt gjennom prosessen for TV-aksjonssøknaden.

Vedtak:
Styret tar årsrapporten og KPI’ene til orientering.

SAK 9/2022 Foreløpig regnskap 2021
Sakspapir fra generalsekretæren

Økonomi- og administrasjonssjef oppsummerte hovedpunkter i foreløpig regnskap for 2021 slikt:

• Utflating av inntektene.
• Liten økning på kostnadssiden, men alt er på aktivitetssiden.
• Svakt år for avkastning på plasseringer.
• Resultat i overkant av 6 mill kr. AI Norge er ytterligere styrket i plasseringer og fond.

Han gikk gjennom inntektene på enkeltposter samt den totale summen for 2021 kontra budsjett for 2021.

Lønnskostnader har økt fra i fjor som følge av flere ansatte samt lønnsreguleringer i samfunnet, men denne kostnaden er likevel lavere enn budsjett for året.

Når det gjelder resultat så vil det komme noen korreksjoner frem mot endelig årsregnskap.

Det oppdaterte resultatet er per i dag 6,2 mill kr.

Det er ikke nødvendig å øke Sikringsfondet ettersom vi tidligere har avsatt nok til å dekke kravet til fondets størrelse. Derfor vil generalsekretæren i forbindelse med årsregnskapet foreslå at overskuddet fra 2021 blir overført til Prosjektfondet. Styret spurte om status på SMS 2.0. Generalsekretæren svarte at det ikke ble igangsatt i 2021 ettersom det ikke ble utarbeidet forslag det var tilstrekkelig tro på. Styret spurte om AI Norge har tatt vurderinger rundt investering i grønne fond. Det ble klargjort fra Økonomi- og administrasjonssjef at dette ikke var mulig på grunn av våre retningslinjer for investeringer. I forbindelse med investering i nytt økonomi- og CRM-prosjekt nevnte Økonomi- og administrasjonssjefen at dette prosjektet ser ut til å gå et sted mellom 200 000 og 300 000 over totalbudsjettet. Økonomisystemet er satt i drift mens forventet idriftsettelse av CRM-systemet er 14. mars. Vi er midt i akseptansetest nå, og denne vil avgjøre om idriftsettelsesdatoen vil bli avholdt.

Det vil bli framlagt en oppdatering om idriftsettelsen på styremøtet 17. mars.

Styret takket for presentasjonen.

Vedtak:
Styret tar saken til orientering.

SAK 10/2022 Risk register 2022
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren nevnte at risikoregisteret for 2022 er stort sett den samme som styret har sett før. Det er ikke noe konkret nevnt om flytting, men vi har en egen risikovurdering knyttet til flyttingen. Vi har ikke tatt bort det som omhandler korona.

Generalsekretæren ba styret om innspill til risikoer som ikke er nevnt i registeret. Styret nevnte at sivil ulydighet er noe som AI Norge bør være forberedt på som en risiko i fremtiden.

Styret spurte om planlegging knyttet til risiko for IT-angrep som for eksempel risikoen for å bli utestengt av IT-systemer mot krav om løsepenger. Generalsekretøren svarte at AI Norge har separate back-up systemer som vanskeliggjør slike angrep.

Styret stilte spørsmål rundt metodikken for beregning av risikoregisteret. Økonomi- og administrasjonssjef svarte at det er en metode AI Norge har fått fra det internasjonale sekretariatet.

Vedtak:
Styret tar risikoregisteret for 2022 til etterretning.

SAK 11/2022 Ordstyrere til landsmøtet 2022
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret stilte spørsmål om kjønnsbalansen blant ordstyrere. Det ble svart at det har vært et bevisst fokus på det i rekrutteringsprosessen, men at det har vært utfordrende å rekruttere flere menn.

Vedtak:
Styret godkjenner foreslåtte ordstyrere.

SAK 12/2022 Styrets orientering

Styreleder orienterte om avholdte regionmøter henholdsvis 5. og 12. februar. I et av regionmøtene ble det stilt spørsmål om tilgjengeliggjøring av AI Norges handlingsplan for aktivister. Generalsekretæren svarte at foreløpig skal en oppsummert versjon av nåværende handlingsplan tilgjengeliggjøres, mens fra og med 2023 skal det lages en ekstern versjon av handlingsplanen som skal publiseres offentlig. I tillegg nevnte han at aktivistene allerede har tilgang til AI Norges årshjul.

Styreleder nevnte at Global Assembly-saken om skatt skal enten tas opp i egen bolk eller som en del av arbeidsgruppene på landsmøtet.

Viktor Matre informerte om et lobbymøte med Forsvarsdepartementet der han deltok sammen med en politisk rådgiver fra AI Norge.

SAK 13/2022 Eventuelt

Det forekom ingen saker under eventuelt.

Styrets alenetid