Tips til gode gruppemøter

Gruppe­møter kan brukes til mange ting: planlegging, forberedelser, læring, kampanjearbeid eller sosialt samvær. For at møtene skal oppleves som relevante, er det viktig å ha en klar forståelse av hvorfor man møtes - og hva møtet skal handle om. Da vet alle hva møtet handler om, og flere har lyst til å delta. Dette kan man informere om i en agenda.

2. Forbered godt - lag en god agenda.

Leder og/eller nestleder skal forberede møtet og sette opp en agenda, gjerne basert på pågående arbeid eller informasjon fra sekretariatet. Spør gjerne gruppa om de har noen punkter de vil ta opp på neste møte.
En god agenda bør inneholde
-tid og sted for møtet
-punkter dere skal ta opp på møtet
-et "eventuelt" punkt - hvor man får anledning til å ta opp andre ting enn det som var meldt inn på forhånd.

Ansvar for enkelte punkter kan delegeres til andre i gruppa, men dette bør avklares på forhånd.

Unngå å detaljstyre møtet. Legg opp til åpne diskusjoner og la alle komme med innspill, særlig når dere planlegger aktiviteter. Samtidig kan det være lurt å ha noen forslag klare dersom samtalen trenger drahjelp.

3. Bruk møtet godt!

Ta godt imot nye deltakere og bruk litt tid på å bli kjent. Husk at ikke alle kjenner Amnestys arbeid like godt, så ved nye saker eller kampanjer er det fint å gi litt bakgrunnsinformasjon, slik at alle er med.

Leder eller nestleder fungerer som ordstyrer, men skal ikke være de eneste som snakker. Introduser temaene, still åpne spørsmål og sørg for at ulike meninger blir hørt. Ved uenighet kan beslutninger tas gjennom enkel avstemning.

Avslutt møtet med informasjon om neste møte eller aktivitet, og sørg for at det tas gode notater.

4. Husk å skriv referat:

Et møtereferat er en kort og strukturert oppsummering av hva som ble informert om, diskutert og besluttet på et møte. Referatet bør skrives av sekretær eller en annen utpekt deltaker, og inneholde informasjon om deltakere, hva som ble diskutert og viktigst av alt: beslutninger og videre planer. Send referatet til hele gruppa kort tid etter møtet. Husk å sende til de som ikke deltok på møtet, slik at de lettere kan prosesser videre og koble seg på arbeidet igjen.