Protokoll fra styremøte 23.mars 2023

Protokoll fra styremøte torsdag 23. mars 2023 i Amnesty International i Norge.

Sted: Grensen 3, Oslo
Tidsrom: 16:00-20:00

Til stede: Thea Schjødt, Tor Kåpvik, Kjell Johnsen, Viktor Johannes Matre, Juni Emilie Baardvik, Maryam Iqbal Tahir, Maren Susanna Rullestad, Arne Wilhelm Theodorsen.

Forfall: Annette Bonnevie Wollebæk, Selma Ahmetagic
Observatør: Laila Derraz

Til stede fra sekretariatet: John Peder Egenæs, Bjarte Økland, Thor Arvid Tonning, Alexandra Salfatte Larsen.

Møteleder: Thea Schjødt

Protokollfører: Alexandra Salfatte Larsen

SAK 14/2023 Dagsorden V
Sakspapir fra generalsekretæren

Endring i dagsorden. SAK17/23 og SAK 21/23 flyttes opp på sakslisten.
Ettersendt vedtaksforslag legges til under SAK 20b/23
Equitable Distribution of Financial Resources legges til som sak under eventuelt legges under saksnummer 23/23.

Vedtak: Styret vedtar dagsorden med de endringer som er foreslått.

SAK 17/2023 Årsregnskap 2022 inkl ARP-rapport V
Sakspapir fra generalsekretæren.

Presentasjon ved økonomi og administrasjonssjefen.
Resultat på årsregnskap er noe endret fra styremøtet i februar. Dette skyldes sluttføring inntekter. Hele overskuddet for 2022 foreslås overført til Prosjektfondet.

Revisor oppsummerer revisjon 2022 for styret.
I november ble det ble det gjennomført en fysisk interimsrevisjon, og i mars ble det gjort revisjon av årsregnskapet. I forlengelsen ble det avholdt en oppsummering av revisjon for ledelsen.

Revisorer poengterer at det er en god kommunikasjon og dialog med administrasjonen og ledelsen. Revisor gjør en risikovurdering ved revisjon, i AI Norge sitt tilfelle er den største identifiserte risikoen knyttet til inntekter.
Det har ikke blitt registrert noen vesentlige feil i regnskapet. Revisor påpeker at dette ikke fritar ledelsen og styret for ansvaret for regnskapet.

Revisor gir tilbakemelding på at i AI Norge har god virksomhetsstyring.

Etiske retningslinjer og instruks er tilgjengelig for sekretariatet, hvilket også gir grunnlag for grundig rapportering. Det gjøres en detaljert risikokartlegging i AI Norge - også utover de finansielle risikoene.

Organisasjonen har gode rutiner for oppfølging og avstemning av regnskapsposter. Det har vært noen utfordringer knyttet til overgangen til nytt CRM-system, men disse virker å utfordringene er i all hovedsak løst nå.
Internkontrollen viser at AI Norge nå har gjennomført et fullt driftsår med nytt regnskapssystem Business Central i 2022. Overgangen er godt håndtert.

Andre forhold diskutert med ledelsen:
Revisor gjør styret oppmerksom på bruk av Amnestys logo eller navn i samarbeid med kommersielle aktører kan medføre at skatteetaten vurderer AI Norge som momspliktig dersom bruken av AI Norge sin merkevare defineres som en motytelse.

Revisors fokusområder for 2023
- Foreløpig frivillig rapportering iht Åpenhetsloven.
- IT- sikkerhet: Viktig med fokus og rutiner, særlig for å sikre dataene man har.
- Bærekraft: Rapporteringskrav i 2025 – AIN foreløpig ikke pliktig å rapportere slik tallene er nå.

Et styremedlem stiller spørsmål til generalsekretæren om AI Norge sin rapportering iht Åpenhetsloven.

Generalsekretæren svarer at AI Norge, som en av pådriverne for loven, vil rapportere fra og med 2023.

Årsregnskap vil sendes til elektronisk signering av styremedlemmer.

Vedtak: Styret vedtar årsregnskap for 2022 med et overskudd på 1 813 451 kr. Overskuddet disponeres i sin helhet til Prosjektfondet.

SAK 15/2023 Kommende styresaker O
Sakspapir fra generalsekretæren

Dato på styremøtet i juni blir onsdag 14.juni.

Styrets egenevaluering flyttes til desember-møtet.

Under styreseminaret i september legges en gjennomgang av styrende dokumenter til som sak.

Vedtak: Styret tar «Kommende styresaker 2023» til orientering og tilføyer foreslåtte endringer.

SAK 16/2023 Generalsekretærens orientering O
Muntlig orientering ved generalsekretæren

Generalsekretæren orienterer styret om aktivitet ved sekretariatet.

Tidligere i år gjennomførte AI Norge en kampanje i forbindelse med fotball-VM i Qatar med krav til FIFA om opprettelsen av et kompensasjonsfond til migrantarbeiderne og deres etterlatte.

Kravet ble ikke oppfylt i forbindelse med VM, og arbeidet ble forlenget opp mot FIFA-kongressen. På bakgrunn av et forslag fra Norges Fotballforbund besluttet FIFA-kongressen å undersøke om de hadde oppfylt sine selvpålagte forpliktelser om å kompensere migrantarbeidere for overlast lidt i forbindelse med forberedelser og gjennomføring v fotball VM i Qatar. Dette er mindre en Amnesty jobbet for, men det kan føre til en delvis oppfyllelse av organisasjonens krav til FIFA.

Generalsekretæren orienterte om AI Norges aktiviteter i tilknytning til den nylige aksjonen mot regjeringen i tilknytning til den såkalte Fosen-saken. Amnesty støttet aksjonistenes krav om at regjeringen må sette inn tiltak for å stanse det pågående menneskerettighetsbruddet mot reindriftssamene på Fosen. Amnesty spesifiserte ikke hva dette skal innebære ettersom det må avgjøres i samarbeid med de som er direkte berørt.

Nylig signerte AI Norge et memorandum of understanding knyttet til programmet Individuals at Risk, som i 2022 ble bevilget midler fra Prosjektfondet.

AI Norge har sammen med NIM og Catalyst inngått et samarbeid om anti-rasistisk arbeid som har blitt bevilget 800.000 kr av BufDir.

I mars har AI Norge vært nominert som en av fire finalister til Schibsteds markedsføringspris. Vinneren ble premiert med markedsføring på Schibsteds kanaler tilsvarende 1 mill kr. AI Norge vant ikke førsteplassen, men mottok mye ros i forbindelse med presentasjon.

Ved styremøtet i februar ble styret orientert om sekretariatets sykefravær for 2022. Andelen sykefraværet i AI Norge ble registrert til å være på 6, 6%. Ved nærmere gjennomgang viser andelen registrert sykefravær hos NAV en lavere prosentandel (4,3%) enn hos AI Norge. Det vil gjøres en nærmere gjennomgang av dette for å finne ut av hvorfor det har blitt registrert ulikt hos NAV og AI Norge. Langtidssykemeldingene er i all hovedsak knyttet til sykdom som ikke er arbeidsrelatert. I en avdeling er det grunn til å tro at deler av begrunnelsen er knyttet til høyt arbeidspress og mangel på ressurser. Det sees på muligheter for omorganisering eller om det er mulig å flytte en del av arbeidsoppgavene eksternt.
Det har også blitt gjort en nærmere analyse av korttidsfraværet, for å undersøke om det er en konsentrasjon av korttidsfraværet i visse grupper. Resultatet viser ingen tydelig indikator på at dette er tilfellet.

Vedtak: Styret tar Generalsekretærens orientering til orientering.

SAK 18/2023 Status økonomi O
Muntlig orientering ved Økonomi – og administrasjonssjef

Presentasjon ved administrasjons – og økonomisjef Bjarte Økland.

Status økonomi per februar viser noe avvik på inntektssiden, men disse forventes å bli tatt igjen senere i 2023.

Fra mars 2023 har prisen på sms-aktivismen økt, hvilket gir en økning i budsjettet på ca. 4,5 mill kr. Det er foreløpig registrert lavt frafall på sms-aktivister i forbindelse med prisøkningen, men det følges med på om frafallet vil øke etter hvert.

Kostnadssiden viser en økning under ekstern verving, da gode resultater fra vervingen til Face2Face også gir utslag i høyere kostnader. Feilperiodisert forsikringskostnad gir avvik på lønn. Utenom ekstern verving er det ingen større avvik fra budsjett så langt i 2023.

Høy aktivitet utenfor ordinært budsjett gir behov for å etablere et revidert budsjett. Utover våren vil det rapporteres til styret fra revidert budsjett, som vil inkludere tildelinger fra Prosjektfondet og eventuell bevilgning fra fond og/eller stiftelser.

Spørsmål fra styremedlem om det er planlagt å stoppe ekstern verving dersom mål for antall vervede nås innen sommeren. Det ble informert om at dette vil bli vurdert på et senere tidspunkt. Det må vurderes både på bakgrunn av om en tilfredsstillende prosent av de vervede faktisk betaler over tid, og i forhold til regelverket om hvor stor del av budsjettet som kan brukes til innsamling.

Vedtak: Styret tar saken til orientering

SAK 19/2023 Prognose 2024-2030 O
Sakspapir fra generalsekretæren

Presentasjon av prognose for AI Norge 2024-2030 ved økonomi og administrasjonssjef Bjarte Økland.

Det er blitt gjort en analyse av lønnsomheten til Face2Face, som viser at tendensen over tid viser at lønnsomheten blir lavere da vervede medlemmer er mindre lojale enn tidligere, og pris per verving har økt. Samtidig er F2F den viktigst vervekanalen for å opprettholde medlemstall. Analysen som er gjort viser allikevel at Face2Face vervingen er lønnsom da årlig avkastningen er tilsvarende 14,4% målt i et 5 -års perspektiv. Alternative kilder kan gi like god avkastning, men foreløpig ikke i et omfang som Face2Face.

Prognose for 2024-2030 viser en jevn inntektsutvikling som resulterer i en inntektssum på 200 mill kr i 2030 og tilsvarende kostnadsutvikling som resulterer i en kostnadssum på 199 mill kr i 2023. I denne prognosen er det lagt til grunn forutsetninger om; en lavere utvikling i beløp per måned enn tidligere, ny prisøkning på sms-aktivisme i 2028, utleie av Grensen 3 ut 2028, lønns -og prisstigning iht SSBs prognoser, samt uendret kontingentmodell til det internasjonale sekretariatet-

På inntektssiden knytter den relativt store endringen i 2024 seg til flytting av kontor til ambassaden.

Prognosen for kostnadsutviklingen til AI Norge viser en større økning på aktivitetskostnader frem til 2030 og gitt utvikling vil dette gi rom til ekspansjon i det menneskerettslige-arbeidet. Midler tilknyttet aktivitetskostnader kan gis som bidrag til IS, til å opprette nye stillinger i sekretariatet eller annen aktivitet knyttet til MR- arbeid. Dersom inntektssiden skulle svikte, vil det gi utslag linjen for aktivitetskostnader.

Usikkerhetselementer ved økonomisk prognose mellom 2024-2030 for AI Norge
- Utleie Grensen 3
- Utvikling av ekstern verving
- Andel øremerkede midler
- Lønns – og prisnivå
- Ny kontingentmodell til det internasjonale sekretariatet

Per nå har vi ingen nye leietakere for Grensen 3, men i samarbeid med megler er arealet i Grensen 3 nå blitt delt i tre, hvilket har resultert i økt interesse for leie av Grensen 3. Forutsetning i budsjett er utleie fra og med november 2023.

Styreleder stiller spørsmål om hva som må til for å nå målet på 215 mill på inntektssiden iht strategien? Økonomi – og administrasjonssjefen svarer at det ikke er mye, da relativt små årlige økninger på inntektssiden vil det gi store utslag i prognosen i slutten av prognoseperioden. Det er gjort en relativt moderat prognose på blant annet arv og kampanjer og næringsliv, samtidig er det mest usikkerhet knyttet til medlemssiden. Prognosen viser en inntektssum på 200 mill i 2030 med bakgrunn i dagens kunnskap om AI Norges forutsetninger for inntektsutvikling. Gitt at dette er prognoser kan disse tallene endre seg..

Vedtak: Styret tar saken til orientering

SAK 21/2023 Søknad til Prosjektfondet: Just Transition in Sápmi V
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren presenterer søknaden kort for styret. Prosjektet er en forlengelse av ønsket prioritering på urfolk og klima etter vedtak fra Landsmøtet i 2021. Prosjektet vil være et samarbeid med AI Sverige, AI Finland og Samerådet.

Vedtak: Styret vedtar å støtte prosjektet ‘Just Transition in Sápmi’ med inntil 2,2 millioner kroner. Midlene tas fra Prosjektfondet. Styret ber generalsekretæren om å rapportere tilbake om prosjektet ved naturlige milepæler, minimum en gang i året.

SAK 20a/2023 Landsmøte 2023 Forslag til program V
Sakspapir fra generalsekretæren

Prosjektleder for Landsmøtet 2023 presenterte årets program for styret. Styret gir tilbakemelding om at programmet er godt utformet, men foreslår å flytte tidspunkt for Landsmøtet på 1-2-3 på fredag kveld, og oppfordrer sekretariatet til å utforske muligheter til å inkludere mer mangfold i panelsamtale 2 om dødsstraff på lørdag ettermiddag.

Styremedlem foreslår også for generalsekretæren at ordfører i Tromsø eller fylkesordfører ønsker Landsmøtet velkommen ved åpningen av Landsmøtet lørdag 29.04.

Vedtak: Styret vedtar forslag til program for Landsmøtet 2023 og ber generalsekretæren innarbeide styrets endringsforslag.

20b/2023 Landsmøte 2023 Vedtaksforslag fra medlemmer V
Sakspapir fra generalsekretæren

Redaksjonsutvalget representert ved Bjarte Økland og styremedlem Viktor Johannes Matre og Juni Emilie Baardvik presenterer utvalgets behandling av innkomne vedtaksforslag.

Amnesty-gruppen ved Stavanger Katedralskole har sendt inn et vedtaksforslag om lobbyarbeid for innføring av en tredje juridiske kjønnskategori.

I vurderingen gjort av redaksjonsutvalget trekkes det frem at dette er et godt formulert vedtaksforslag som henger sammen med Amnesty i Norges strategi under stolpe 2 – en verden fri for diskriminering. Under vurderingen av vedtaksforslaget ble det trukket frem at en prioritering av dette arbeidet vil føre til en nedprioritering av et annet område, da AI Norge kun har en politisk rådgiver på sekretariatet som jobber med denne tematikken.

Styret er positiv til forslaget og innstiller til Landsmøtet å støtte vedtaksforslag om lobbyarbeid for tredje juridiske kjønnskategori. Styreleder ber sekretariatet om å tydeliggjøre hvilket område som vil nedprioriteres, og at vurderingen legges gjøres rede for under saksfremleggelsen på Landsmøtet.

Redaksjonsutvalget presenterer vedtaksforslag om utbygging av anti-rasistisk arbeid fra Oda Nigist Wigstøl, leder i Studentrådet.

I vurderingen gjort av redaksjonsutvalget trekkes det frem at dette er et godt formulert vedtaksforslag som henger sammen med Amnesty i Norges strategi under stolpe 2 – en verden fri for diskriminering. Forslaget sees i sammenheng med planlagt utredning i 2023 og er dermed med på å videreføre planlagt satsning for AI Norge.

Styremedlem gir innspill om at dette kan være en tematikk som flere medlemmer ønsker at AI Norge skal prioritere.

Styreleder påpeker at formuleringen av selve vedtaksforslaget må forbedres før utsendelse av sakspapirer til Landsmøtet.

Styret er positiv til forslaget og innstiller til Landsmøtet å støtte vedtaksforslaget.

Vedtak: Styret innstiller til Landsmøtet å støtte begge vedtaksforslag.

SAK 20c/2023 Landsmøte 2023 Styrets Landsmøteberetning V
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren går gjennom styrets landsmøteberetning og orienterer styret om to justeringer i sakspapiret under total bevilget sum fra Prosjektfondet i 2022, og vedtak fra Landsmøtet i 2022 om tvungen forsvinning av fanger i Egypt

Vedtak: Styret ber generalsekretæren innarbeide de foreslåtte endringene, og overlater endelig godkjenning til styreleder.

SAK 20d/2023 Landsmøte 2023 Utkast til sakspapir arbeidsgruppe økonomi V
Sakspapir fra generalsekretæren

Økonomi og administrasjonssjefen legger frem utkast til sakspapir økonomi.
Saken vil oppdateres med den siste bevilgningen til Prosjektet «Just Transition in Sápmi», som behandles av styret i styremøtet 23.03.23, i regnskapet.
Styremedlem gir innspill om å endre «Nedbygning av Prosjektfondet» til «Reduksjon av Prosjektfondet».

Vedtak: Styret godkjenner sakspapirene til arbeidsgruppe økonomi.

SAK 20e/2023 Landsmøte 2023 Utkast til arbeidsgruppe menneskerettigheter V
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren presenterer utkast til sakspapirene for arbeidsgruppe menneskerettigheter. I denne arbeidsgruppen vil vedtaksforslag behandles.

Vedtak: Styret ber generalsekretæren sende ut de innkomne vedtaksforslagene med styrets innstilling i landsmøtepapirene.

SAK 20f/2023 Landsmøte 2023 Utkast til arbeidsgruppe organisasjon V Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren presenterer forslag til landsmøteuttalelser for styret. Etter vedtaket på Landsmøtet i 2022 sendes forslag til landsmøteuttalelsene til styret, før de legges frem for Landsmøtet.

Generalsekretæren foreslår at styret i tillegg til de foreslåtte landsmøteuttalelser, kan foreslå tema for andre uttalelser, eller endringer i de foreslåtte uttalelsene.

Styret foreslår at landsmøteuttalelsene «Innfør Samtykkelov» og «Stopp menneskerettighetsbruddet på Fosen» legges frem som landsmøteuttalelser og uttalelsen om klima gjøres om til en egen workshop for å høre medlemmene om tematikken. Landsmøteuttalelsene foreslås å legges til i arbeidsgruppe menneskerettigheter og arbeidsgruppe organisasjon gjøres om til workshop om klima.

Vedtak: Programmet til Landsmøtet endres. «Innfør Samtykkelov» og «Stopp menneskerettighetsbruddet på Fosen» vedtas som forslag til landsmøteuttalelser og legges til i arbeidsgruppe menneskerettigheter. Arbeidsgruppe organisasjon fjernes og tidsrommet anvendes til en workshop om klima.

SAK 20g/2023 Landsmøte 2023 Styrets oppgaver V
Sakspapir fra generalsekretæren

Styreleder har sendt ut et forslag til inndeling av oppgaver til styret i forkant av styremøtet.

Vedtak: Styret utpeker følgende styremedlemmer til de angitte oppgavene under Landsmøtet 2023:

- Landsmøtet på 1 2 3: Selma Ahmetagic.
- Arbeidsgruppe økonomi: Kjell Johnsen
- Arbeidsgruppe Menneskerettigheter: Maryam Iqbal Tahir
- Workshop om klima: Annette Bonnevie Wollebæk
- Redaksjonskomitee: Juni Emilie Baardvik og Viktor Johannes Matre
- Godkjenning av protokoll: Thea Schjødt
- Ombud: Arne Wilhelm Theodorsen
- Oppfølging av internasjonale gjester: Tor Kåpvik

SAK 22/2023 Styrets orientering O

Styreleder orienterer styret om det vil arrangeres Regional Forum i Berlin den 24- 26 mars. Styreleder, Generalsekretæren og ungdomskoordinator, Maria Skaare reiser fra den norske seksjonen.

En av temaene som opprinnelig skulle diskuteres under Regional Forum var evalueringen av den utvidede pressemeldingen om Ukraina den 04.august. Disse har vært behandlet av det internasjonale styret som foreløpig ikke har delt evaluering og funn videre. Evalueringen vil dermed ikke diskuteres under Regional Forum. Det vil også orienteres om Lumen-programmet.

Styreleder orienterer styret om at Amnesty Tyrkia har sendt forespørsel til andre seksjoner om de ønsker å delta på høringer den 06.juni i forbindelse med rettsaken til Taner Kılıç . Hovedformålet er å markere solidaritet. Styremedlem Maren Susanna Rullestad og Juni Emilie Baardvik melder interesse for å delta.

SAK 23/2023 Equitable Distribution of Financial Resources.
Presentasjon ved økonomi – og administrasjonssjef Bjarte Økland.

Det internasjonale styret har foreslått en ny kontingentmodell for distribuering av midler mellom Amnesty-seksjonene. Formålet er en distribuering av midler mellom seksjoner for å optimalisere effekten av Amnestys menneskerettighetsarbeid.

RAM – Resource Allocation Mechanism, fordeler penger til seksjoner som ikke kan finansiere egen drift fullstendig, herunder RAM-enheter (seksjoner eller enheter som mottar støtte via RAM) - utgjør 37 av 69 enheter i Amnesty International. RAM-enheter dekker land med 1,76 milliarder innbyggere og utgjør 17,8% av Amnestys ansatte og 6,9% av samlede ressurser som brukes på menneskerettighetsarbeid.

Anbefalingen fra arbeidsutvalget i det internasjonale styret er en omfordeling av midler gjennom en ny kontingentmodell, som vil føre til en økt fordeling av ressurser og en narrativendring fra donor-mottager forhold til en formåls-effektiv ressursbruk. Arbeidsutvalget har foreslått en endring i den eksisterende kontingentmodellen, å skille ut RAM-budsjettet fra IS-budsjettet, samt at all bilateral funding skal overses av RAM-komiteen. Endringen vil skje gradvis mot 2030, men enheter bli bedt om frivillige bidrag fra og med 2023.
Endelig beslutning vil vedtas under General Assembly i 2024 og en eventuell endelig modell vil være aktiv fra tidligst 2025.
Den foreslåtte kontingentmodellen ville gitt et utslag i overkant av 2 mill kr for AI Norge gitt 2023-tall.

Det stilles et spørsmål fra styreleder om eventuelle konsekvenser for bilateral funding da dette er særlig aktuelt med tanke prosjekter som er bevilget midler fra Prosjektfondet. Økonomi – og administrasjonssjefen svarer at foreløpig er ordlyden at bilateral funding skal «overses av RAM-komiteen».

Vedtak: Styret tar saken til orientering.

Styrets alenetid

John Peder Egenæs, generalsekretær