Protokoll fra styremøte 15.september

Protokoll fra styremøte torsdag 15. september 2023 i Amnesty International i Norge.

Sted: Grensen 3, Oslo

Tidsrom: 16:00-20:00

Til stede: Thea Schjødt, Tor Kåpvik, Kjell Johnsen, Viktor Johannes Matre, Stine Kullerud Melby, Ivar Dale, Maren Susanna Rullestad, Arne Wilhelm Theodorsen, Annette Bonnevie Wollebæk.

Forfall: Maryam Iqbal Tahir

Observatør: Laila Derraz

Til stede fra sekretariatet: John Peder Egenæs, Bjarte Økland, Ingvild Gjone Lyberg (tom SAK 59/2023), Lene Hopland Bergset (tom SAK 59/2023), Alexandra Salfatte Larsen

Møteleder: Thea Schjødt

Protokollfører: Alexandra Salfatte Larsen

____________________________________________________________________

SAK 51/2023 Dagsorden V
Sakspapir fra generalsekretæren

Vedtak: Styret vedtar dagsorden

SAK 52/2023 Kommende styresaker O
Sakspapir fra generalsekretæren

Styrende dokumenter legges til under kommende saker i november og desember

Vedtak: Styret tar kommende styresaker til orientering.

SAK 53/2023 Generalsekretærens orientering O
Muntlig orientering fra generalsekretæren

Generalsekretæren orienterer styret om at dato for flyttingen til nye kontorer, som opprinnelig var planlagt til slutten av september, nå har blitt flyttet til 27.oktober.

Amnesty i Norge deltok i starten av august på Arendalsuken med fem egne arrangementer. Et av arrangementene, under overskriften klima og menneskerettigheter - var en del av hovedprogrammet, med deltakelse av politisk rådgiver Aili Keskitalo. Tilbakemeldingene på alle arrangementene har vært positive. Det har vært interne samtaler om hensikten med deltagelsen på Arendalsuken, hvor det etterlatte inntrykket er at i tillegg egne arrangementer, er AI Norges tilstedeværelse, også på andre arrangementer, med blant annet næringslivet, en mulighet til å snakke med nye publikum og aktuelle segmenter

Kommende onsdag, 20.september, vil resultatene av en ny rapport om hets mot samer/samiske temaer på Facebook, legges frem i Tromsø under frokostmøte med panelsamtale. Rapporten er utarbeidet i samarbeid med Analyse og Tall. Funnene i rapporten viser at 25% av kommentarene i disse flatene viser deg å være alvorlig hetsende mot samer og samisk tematikk.

I dag, den 15.september markerer Amnesty i Norge ett år siden drapet på Jhina Amini. I den anledning arrangeres det en markering på Jernbanetorget i regi av AI Norge.

Den 28.september lanseres det en ny kampanje om psykisk helse i norske fengsler. Inntrykket er at AI Norge har truffet en pågående bølge, med krav om forbedring av soningsforhold – særlig for innsatte som sietter i isolasjon. Kampanjen har blitt utarbeidet i samarbeid med bl.a. WayBack, samt andre relevante aktører.

Et av styremedlemmene ber om en oppdatering på fremleie av Grensen 3 – generalsekretæren svarer at dette vil gjøres rede for under en annen sak på dagsorden.

Vedtak: Styret tar saken til orientering.

SAK 54/2023 Kvartalsrapport – andre kvartal 2023 O
Sakspapir fra generalsekretæren

Styreleder gir tilbakemelding om at kvartalsrapporten jevnt over viser svært gode resultater og at dette er svært positivt. Et styremedlem stiller et spørsmål til refleksjon om det er slik at målene kan være for tilgjengelige og ikke ambisiøse nok gitt så høy måloppnåelse. Generalsekretæren svarer at dette alltid er et aktuelt spørsmål i utarbeidelsen av planer og målsetninger.

Generalsekretæren gir en saksopplysning ifm. KPIen til antall medlemmer. Resultatet må her endres fra gult til rødt, dette skyldes forsinkede tall fra CRM-systemet, og en nedgang i realiseringstall. Dette tallet er nå på under 60% og det er mulig vi nå for første gang ser virkningene av dyrtid.

Generalsekretæren trekker særlig frem det positive resultatet på AI Norges posisjon i befolkningen.

AML-bruddene som er registrert skyldes arbeid over 14 timer i løpet av en dag. Dette skyldes i all hovedsak kombinasjonen av kontortid og aktiviteter på kveldstid for aktivister. Kan også skyldes reisetid.

Måltallet på grupper og resultatet kan gi inntrykk av liten aktivitet på dette området, men det henger sammen med at det parallelt med at det opprettes nye grupper også legges ned grupper.

Vedtak: Styret tar sak «Kvartalsrapport – andre kvartal 2023» til orientering

SAK 55/2023 Kvartalsregnskap – andre kvartal 2023 O
Sakspapir fra generalsekretæren

Presentasjon ved økonomi – og administrasjonssjef Bjarte Økland.

Den overordene utviklingen viser følgende:

• Medlemsinntektene svikter som følge av lavere realiseringstall
• Prisøkning på sms gir merinntekter
• Kostnadssiden i stor grad i henhold til budsjett
• Individ-prosjektet er igangsatt – her er det planlagt en bruk på 10 mill over 3 år.

Inntekter per august:

• Medlemsinntekter under budsjett som følge av lav realisering på verving gjort tidlig i 2023, er 2,7 mill kr under budsjett hittil i år
• SMS-inntekter ligger over budsjett som følge av prisøkningen gjort tidligere i år, her ligger vi 3,9 mill kr over budsjett.
• Øvrige inntekter er i tråd med budsjett

Kostnader:

• 3,4 mill kr er knyttet til prosjekter utenfor ordinært budsjett
• Ekstern verving fortsatt over budsjett, det er ikke gjort noen merbestillinger utover året, og det vil derfor justere seg - gå mot balanse
• Kontingent til det internasjonale sekretariatet vil også gå mot balanse
• Samlet sett viser kostnadsbildet at vi er ihht plan.

Årsprognose:

Noen poster går over budsjett, som for eksempel CRM, og behov for innleie på regnskap/controlling. Overtidsbruk har også vært høyere enn det som er lagt til grunn i budsjettet.

Prognosen på det ordinære budsjettet beveger seg noe i negativ retning, men det forventes at vi i løpet av året vil bruke 7 mill kr på prosjekter fra Prosjektfondet.

Prognosen for årsresultatet er at vi vil ha et stort negativt resultat (-7,7 mill kr), men dette er i tråd med planen for reduksjon av Prosjektfondet

Likviditet for august: 52,1 mill kr, hvorav 33,8 mill kr er plassert i fond. Likviditeten på vei nedover og skyldes nedbygging av Prosjektfondet. Som en konsekvens av det har vi nå solgt unna et av fondene AI Norge har vært inne i.

Det stilles spørsmål fra et styremedlem om de innleide ressursene har en motpost i budsjettet som justerer kostnaden. Økonomi og administrasjonssjefen svarer at dette skyldes behov for ekstra ressurser. Foreløpig er det innleid en konsulent i mangel på ansettelse av ny controller – denne har da sin motpost, men kostnaden på konsulent vil være høyere enn ved en fast ansettelse.

Styret ble orientert om status på fremleie av Grensen 3.

Vedtak: Styret tar saken til orientering

SAK 56/2023 Landsmøte 2024 – tema V
Sakspapir fra generalsekretæren

Sekretariatet har i denne anledning foreslått ett tema for Landsmøte til styret; Amnesty 60 år i Norge. Bakgrunnen for forslaget er Amnesty i Norges 60-års jubileum i 2024. Temaet skal både se på arbeidet og seirene for menneskerettighetene de siste 60- årene, samt peke fremover og adressere nåtidens utfordringer for menneskerettighetene.

Dersom styret ønsker det, er det fremdeles mulig for styret å be sekretariatet om å komme tilbake med forslag til flere temaer.

Vedtak: Styret vedtar Amnesty 60 år i Norge som tema for Landsmøte 2024

SAK 57/2023 Mangfolds - og inkluderingsstrategi V
Sakspapir fra generalsekretæren

Presentasjon v/HR-sjef Lene Hopland Bergset.

Styret presenteres endelig forslag til mangfold – og inkluderingsstrategi. Det har vært en lang prosess i forkant av endelig utkast til strategi, og det har tidligere vært behandlet i styret på ulikt vis.

Det er et omfattende område, og ønsket har vært å skape en strategi som gir godt utgangspunkt for gjennomføring. Det har vært et valg å sikte mot å formulere hva AI Norge ønsker å være, og ikke hva vi ikke ønsker å være.

Et punkt som er blitt brukt en del tid på er spørsmålet om Amnesty i Norge skal være en antirasistisk organisasjon. I arbeidet med strategien ble det besluttet å ikke bruke denne ordlyden. Bakgrunnen for dette er flerfasettert – det fremste er at dersom vi oppnår det vi ønsker med strategien, vil AI Norge være en antirasistisk arbeidsplass. Å være en antirasistisk organisasjon medføre derimot en mer omfattende forpliktelse til organisasjonens arbeid. Det hører også til i denne sammenheng at det - i forlengelse av vedtak fattet på Landsmøtet - nå er satt i gang en utredning om rasisme, og det er dermed også besluttet å ikke forskuttere denne prosessen.

I strategien er det ikke egne forslag til tiltak for styret, dette da det er tenkt at styret selv skal være med å beslutte eventuelle tiltak.

I strategien er det formulert et mål om å øke andelen synlig og ikke synlig minoritetsmarkører i ledergruppen, dette medfører derimot ikke at sittende ledergruppe skal byttes ut, men heller at dette er en ambisjon som ledergruppen jobber mot, og som skal vurderes i eventuell ansettelse av nye ledere. Dette målet er satt også fordi det menes at dette vil styrke Amnestys menneskerettslige arbeid.

Det gis innspill fra et styremedlem om at formuleringen om å strekke seg etter at halvparten av ledergruppen skal ha synlig og ikke-synlige minoritetsmarkører kan være en bedre ordlyd.

Et styremedlem stiller spørsmål om hvordan det er tenkt å måle andelen synlige og ikke-synlige minoritetsmarkører da dette er noe man ikke har lov til å spørre om i en ansettelsesprosess. HR-sjef svarer at dette ikke er noe vi kan spørre om, men at det er sannsynlig at man i en så liten gruppe vil kunne vite noe om både synlig og ikke-synlige minoritetsmarkører. Dette er dog en utfordring som finnes i dette feltet – og AI Norge vil ikke bryte med noen regler i ansettelsesprosesser, men heller se på mulige tiltak for å nå bredere ut til diversifiserte miljøer når det går ut stillingsutlysninger.

Et styremedlem stiller spørsmål til punkt om utvalg av talspersoner, og om dette ikke i stor grad er et kommunikasjonsfaglig spørsmål, og en vurderinger om det er best at det er generalsekretæren som er Amnestys talsperson. Generalsekretæren svarer at dette ikke nødvendigvis handler om synlighet på de tradisjonelle arenaene, som avis og i debattforumer, men at AI Norge nå i større grad er mer målgruppestyrt enn tidligere, og at kommunikasjonsforaene nå, i større grad enn tidligere, er mer diversifiserte og at dette også danner en del av talspersons-bildet.

Styreleder stiller spørsmål om hvorvidt AI Norge er omfattet som en av de 87% av seksjonene i bevegelsen som har en anti-rasisme plan. Dette tallet fremkommer av Impact-reporten fra det internasjonale styret. Generalsekretæren svarer at han er usikker på dette, men at AI Norge etter all sannsynlighet omfattes som en av de 87% av seksjonene. HR-sjef svarer også at flere seksjoner har blitt kontaktet i prosessen med utarbeidelsen av strategien for å få mer innsyn i deres eksisterende planer og strategier.

Styreleder gir også innspill om hvorvidt AI Norge, som en del av den internasjonale bevegelsen som i sine strategier har særlig fokus på strukturell rasisme, i større grad burde fange opp dette også i denne strategien.

Et styremedlem gir innspill om at språk er et viktig grep for både mangfold og inkludering for en organisasjon som Amnesty, og om det kunne være en ide å sørge for at det lages materiell, som for eksempel en flyer om Amnesty, som er tilgjengelig på de norske minoritetsspråkene

Generalsekretæren svarer at dette har vært gitt innspill fra kommunikasjonsavdelingen om at det kan være en fordel for organisasjonene å kommunisere på flere språk enn bare norsk og engelsk, særlig for å kunne tiltrekke seg nye medlemmer og aktivister, men at fordelene med å nå ut til flere samtidig må vurderes i henhold til ressursbruk.

Et styremedlem gir et innspill om mulighet til å kunne skrive pronomen ved ulike arrangementer i organisasjonen, og at dette blant annet ble merkbart på Landsmøte. Generalsekretæren gir tilbakemelding om at dette er blitt tenkt på i denne sammenheng, og at det vil være en del av vurderingene som gjøres for årets Landsmøtet.

Styret blir enige om at det morgendagens workshop om mangfold -og inkluderingsstrategien kan brukes til å komme med forslag til tiltak for styret som inkorporeres i strategien, og at dette legges til i vedtaket.

Vedtak: Styret vedtar den fremlagte mangfolds- og inkluderingsstrategien til Amnesty International Norge, og ber generalsekretæren inkorporere forslag til tiltak for styret i forlengelse av styreseminaret den 16.09.23.

SAK 58/2023 Klimaplan V
Sakspapir fra generalsekretæren

Saken presenteres av assisterende generalsekretær, Ingvild Gjone Lyberg.

Den fremlagte klimaplanen inneholder tiltak av ulike nivåer. Noen tiltak vil være lettere å gjennomføre, andre vil kreve at klima og miljøhensyn legges til som et parameter i vurderinger som gjøres i forbindelse med diverse innkjøp av materialer, forsikringsavtaler og lignende.

Det neste nivået vil sannsynligvis være mer smertefullt for en organisasjon som Amnesty i Norge, da en stor del av klimaavtrykket til organisasjonen er knyttet til reising. Denne reisingen muliggjør mye av kjernearbeidet til AI Norge, som å treffe nye og eksisterende grupper og aktivister, drive politisk påvirkningsarbeid osv. I stor grad er dette tiltaket tiltenkt for å innarbeide en ny kultur når det gjelder vurderinger som gjøres i forbindelse med reising. Det vil i stor grad også handle om å ta smartere valg i forbindelse med de reisene som må gjennomføres, slik at det er mulig å få mer ut av de reisene som vi ikke kan unngå. Inngangen til klimaplanen vil være å «tenk grønt og bruk skjønn».

Styremedlem gir innspill om at det kan være viktig for styret å møtes, men at det også burde vurderes opp imot digital deltagelse. Det foreslås også at styret kan sette opp et rulleringssystem hvor fysisk deltagelse rulleres mellom de styremedlemmene som ikke kan reise med kollektivtransport.

Et styremedlem gir innspill om at digitalt årsmøte, tilsvarende det som ble gjort under pandemien, opplevdes som en positiv erfaring.

Det gis et innspill fra et styremedlem om sterk uenighet knyttet til punktet i klimaplanen som krever at AI Norge skal ha vegetarmat under sine arrangementer. Det foreslås at dette punktet endres til det mest miljøhensynsmessige valget. Assisterende generalsekretær svarer at dette også handler om praktisk gjennomførelse, men at klimaplanen også gir rom for å tenke alternativt under mottoet «tenk grønt og bruk skjønn.» Styreleder gir innspill om at «vegetar skal være standard-alternativet» kan vurderes som en alternativ formulering.

Et styremedlem stiller spørsmål om kravet om å reise med tog dersom reisen er under 7 timer, er vurdert opp imot diskriminering av ansatte som er småbarnsforeldre, og om dette kan være til hinder som deres deltagelse på diverse jobbrelaterte aktiviteter. Assisterende generalsekretær svarer at dette ikke har blitt vurdert spesifikt, og foreslår at punktet blir stående, men at det heller kan tenkes på alternativer tiltak som sørger for at småbarnsforeldre ikke opplever dette som et hinder for deltagelse, dersom dette blir erfaringen.

Generalsekretæren gir et innspill om at målet ikke er å slutte å reise, men at det i all hovedsak handler om å gjøre de nødvendige vurderingene og planene i forkant av en reise, som både muliggjør kutt i reisevirksomhet samtidig som vi ivaretar samme virksomhet, men som ikke diskriminerer noen i sekretariatet fra å delta på arrangementer om er knyttet til deres arbeid og utvikling.

Det stilles spørsmål om punktet i klimaplanen om at de fleste jobbreiser skal foretas alene. Assisterende generalsekretær svarer at dette i aller størst grad handler om intern kultur, og ikke er tiltenkt å gå utover reiser hvor det er behov for flere ansatte. Styremedlem foreslår punktet fjernet fra planen.

Det gis innspill fra et styremedlem om at det er viktig å opprettholde det sosiale elementet og møteplasser for medlemmer og aktivister, men at møtestedet for eksempel kan være et fast sted hvor det er mulighet til å velge kollektivtransport som fremkomstmiddel.

Det gis innspill om at klimaplanens mål om å kutte reisevirksomhet med 30% årlig kan være for ambisiøst. Det gis også innspill om å vurdere klimakvoter som et alternativ som kan kompensere for eventuell reisevirksomhet.

Spørsmål fra styremedlem om punktet i klimaplanen som omhandler streaming og opplæring. Assisterende generalsekretær svarer at dette handler om bevisstgjøring av bruken av IT og streaming da dette utgjør en betydelig andel i det globale klimaavtrykket.

I sakspapiret løftes spørsmål om klimaavtrykk i forbindelse med årlig landsmøte for styret som et diskusjonsspørsmål.

Styreleder gir innspill om at dersom styret skal foreslå at landsmøtet skal gjennomføres annethvert år, må også eventuelle hensyn til medlemsdemokratiet vurderes. Styremedlem gir innspill om at det må gjennomføres en helhetlig utredning om hva dette innebærer.

Assisterende generalsekretær svarer at det også er mulig å vurdere en ordning hvor det veksles på digitalt og fysisk landsmøte.

Styret er enig i at sekretariatet bes levere en utredning ifm endring i frekvens på landsmøtet, med organisasjonsutvalget som en referansegruppe, til styremøtet i desember.

Vedtak: Styret vedtar den forelagte klimaplanen med de foreslåtte endringene og tilleggene. Styret ber generalsekretæren utrede alternativer til å ha fysiske landsmøter hvert år.

SAK 59/2023 Gjennomgang av styrende dokumenter O
Muntlig orientering ved leder for Organisasjonsutvalget

Leder for organisasjonsutvalget gjør rede for status i arbeidet og prosessen som er blitt gjennomført i forbindelse med dette arbeidet, samt noen av diskusjonene som ønskes å løftes for styret.

Følgende spørsmål trekkes i denne anledning frem for styret:

Ekskludering av medlemmer:

Dette er vedtektsfestet hos AI Sverige og AI Danmark. Leder for organisasjonsutvalget gir ordet videre til styret. GS gir en saksopplysning om at dette tidligere har vært vedtektsfestet, men ble i sin tid fjernet.

Et styremedlem gir innspill om at det kan bli litt i overkant å ekskludere medlemmer, gitt medlemsdefinisjonen i AI Norge – men at ordlyden alternativt kan gjelde for gruppemedlemmer.

Det gis innspill fra et styremedlem om at alvorlighetsgrad må vurderes for å i siste instans eventuelt kunne ekskludere.

Styreleder gir innspill om at det kan være vanskelig å forsvare eksklusjonsmulighet i en organisasjon som har som sitt utgangspunkt å romme alle og en forankring i ytringsfrihet.

Det gis innspill om at på den andre siden vil organisasjonen kunne være sårbar for kupp for eksempel på Landsmøtet, noe andre seksjoner har opplevd.

Styremedlem gir innspill om at dette også handler om å skape trygge rom og rammer for medlemsdemokratiet til AI Norge. Styremedlem gir innspill om at det kan vurderes å ha ulike eksklusjonsmuligheter.

Styreleder gir innspill om at en eventuell eksklusjonsparagraf ikke burde brukes istedenfor et konfliktshåndteringsverktøy.

Ansvarsfrihet for styret:

Det kommet ingen motstridende meninger på dette punktet.

Kontrollkomite:

Spørsmål om hvilken funksjon dette skal ha, og om det muligens kan bli for mye byråkrati.

Innstilling av valgkomite

Det gis innspill om at det vanligste er at valgkomite innstiller valgkomite selv eller at styret innstiller valgkomité.

Aktsomhetsvurderinger av styremedlemmer:

Det gis innspill fra styreleder om at det gjøres screeninger av økonomiske støttespillere i AI Norge, og at man som styremedlem potensielt har større mulighetsrom til å påvirke organisasjonen enn større gaver fra økonomiske støttespillere.

Det stilles spørsmål om organisasjonsutvalget har sett på om andre organisasjoner gjøre dette, hvis ikke oppfordres organisasjonsutvalget til å se nærmere på denne praksisen i andre organisasjoner, og hva det eventuelt vil innebære.

Styreleder gir innspill om dersom dette skal gjøres i AI Norge, så kan det inkorporeres og formaliseres under valgkomiteens instruks.

Styremedlem gir innspill om at inhabilitet også kan meldes i fra om selvstendig og eventuelt be vara om å ta styremedlems plass, og slik sørge for å ha en sikker saksbehandling.

Organisasjonsutvalget foreslår videre at følgende spørsmål løftes for medlemmer under kommende regionsmøter. Det foreslås å høre medlemmene i følgende spørsmål:

• Ekskludering av medlemmer
• Arbeidsgrupper på landsmøtet – bør dette være et krav slik det er i dagens forretningsorden for landsmøte?
• Frister for ulike elementer i forbindelse med landsmøte (sende inn forslag, sakspapirer osv). Hva fungerer best for medlemsdemokratiet og administrasjonen.

Styreleder gir innspill om at det antakelig er det første punktet det er mest interessant med en debatt om. Det er flere tema som kan være interessant å forankre hos og diskutere med medlemmene på regionmøtet, for eksempel spørsmål om mangfold og inkludering, klima og landsmøtet.

Leder for organisasjonsutvalget tar med seg innspillene fra styreleder.

Vedtak: Styret tar saken til orientering

SAK 60/2023 Styrets deltagelse på regionmøter 2023 V
Sakspapir fra generalsekretæren

Vedtak: Følgende styremedlemmer deltar på de følgende regionmøtene:

• Region Midt, Ålesund 04.november - Anette Bonnevie Wollebæk
• Region Sør 04.november - Tor Kåpvik
• Region Øst 28.oktober - Stine Kullerud Melby
• Region vest 11. november - Thea Schjødt
• Region Nord 28.oktober - Ivar Dale
• Region Midt, Trondheim 28.oktober– Kjell Johnsen

SAK 61/2023 Rapport fra Global Assembly O
Sakspapir fra styreleder

Styreleder orienterer styret kort om hvilke saker som sto på agendaen under årets General Assembly. Blant annet var saker om rettferdig fordeling av midler og Lumen -– prosessen noe av de som ble diskutert.

Det etterlatte inntrykket i forbindelse med diskusjoner rundt rettferdig fordeling av midler er at det foreligger en bred enighet i bevegelsen for forslaget.

Generalsekretæren gir også innspill om at til tross for at bevegelsen tidligere ikke har tatt stiling til samfunnsmodeller, virker det som om at det er et ønske om dette – særlig fra seksjoner i Sør – som etterlyser et standpunkt fra bevegelsen på demokrati som samfunnsstyringsmodell.

Ellers gis det tilbakemelding om fra den norske delegasjonen, som besto av styreleder, nestleder og generalsekretæren, om at det var en svært hyggelig opplevelse å være til stede på årets General Assembly.

Vedtak: Styret tar saken til orientering.

SAK 62/2023 Styrets orientering O

Styreleder orienterer om at hun har deltatt på en fokusgruppe i det internasjonale styret for en konflikthåndteringsmekanisme. Dette arbeidet er fremdeles i planleggingsfase.

SAK 63/2023 Eventuelt

SAK 64/2023 Styrets alenetid