Protokoll fra styremøte 14.desember 2023

AMNESTY INTERNATIONAL NORGE

Protokoll fra styremøte torsdag 14.12.2023 i Amnesty International i Norge

Sted: Henrik Ibsens gate 48, 0255 Oslo

Dato: 14.desember 2023

Tidsrom: 16:00-20:00

Til stede: Stine Kullerud Melby, Juni Emilie Baardvik, Kjell Johnsen, Ivar Dale, Maren Rullestad, Tor Kåpvik, Anette Bonnevie Wollebæk, Thea Schjødt

Forfall: Maryam Iqbal Tahir, Viktor Matre, Arne Wilhelm Theodorsen

Fra sekretariatet: Bjarte Økland, John Peder Egenæs, Alexandra Salfatte Larsen

Protokoll fra styremøte torsdag 14.12.2023 i Amnesty International i Norge

SAK81/2023 Dagsorden V
Sakspapir fra generalsekretæren

En sak til eventuelt, brev til det internasjonale styret, legges til under SAK95/2023 Eventuelt.

Vedtak: Styret vedtar forslag til dagsorden

SAK 82/2023 Generalsekretærens orientering O
Muntlig orientering fra generalsekretæren

Generalsekretæren orienter styret om at den siste uken har arbeidet knyttet til fredsprisen til Narges Mohammadi vært særlig i fokus. Amnesty ble en veldig nær støttespiller ved denne anledning, og Amnesty var sterkt representert under selve utdelingen, og i tilhørende arrangementer. Den norske seksjonen har i denne anledning også hatt besøk av flere researchere i Iran-teamet. AI Norge har også, sammen med Fredsrådet, arrangert fakkeltoget i forbindelse med fredsprisen. Vi opplevede i ettertid å få god spredning av fakkeltoget også i både tradisjonelle og sosiale medier. Det ble også arrangert et eget lukket arrangement på Litteraturhuset for store givere og aktivister om fredsprisen og situasjonen i Iran. Generalsekretæren for Amnesty International, Agnès Callamard, holdt i denne en innledende tale. Det kom også en delegasjon fra AI Danmark med både aktivister og ansatte på sekretariatet, og den danske generalsekretæren var invitert til fredsprisutdelingen av Narges Mohammadis ektemann.

Arbeidet på sekretariatet knyttet til Israel/OPT fortsetter, og det ble i november overlevert over 100.000 signaturer til utenriksministeren for våpenhvile på Gaza. Det ble også arrangert en markering utenfor USAs ambassade i Oslo, for å kreve at USA bruker sin plass i sikkerhetsrådet for å kreve våpenhvile. Kommende lørdag, 16.desember, arrangeres den største markeringen hittil med krav om våpenhvile, løslatelse av gisler og vilkårlige fengslede. AI Norge står også som medarrangør ved denne markeringen.

Vi har også merket oss at det har blitt annonsert at statsbudsjettet allokerer 145 mill. kr i økt bevilgning til kriminalomsorgen – som er helt likt kravet som AI Norge stilte i sin kampanje for psykisk helse i norske fengsler. Dette ser vi på som en stor seier for kampanjen.

SMS 2.0, som styret har blitt orientert om tidligere, har nå blitt lansert under tittelen ‘Amnesty Varsel’. Dette produktet ble lansert den 10. desember i forbindelse med fredsprisen til Narges Mohammdi. Foreløpig er det ca. 100 stk. som har blitt med i Amnesty Varsel.

AI Danmark har tatt initiativ til at de nordiske seksjonene sammen sender en søknad på midler fra Fundraising Investment Fund (FIF). Vi fikk nylig informasjon om at søknaden ble innvilget. Den norske seksjonens rolle vil i hovedsak dreie seg om å være en døråpner til norske institusjoner som Norad og eventuelt ulike fond. I løpet av det første året vil det diskuteres med det internasjonale sekretariatet, samt AI Danmark og AI Sverige hvordan evt. støtte også skal komme de søkende seksjonene til gode.Det er tiltenkt å igangsette samarbeid og prosjekter allerede i 2024, men hovedsakelig vil aktiviteten foregå i 2025.

Sekretariatet har nå offisielt flyttet inn i nye lokaler i Ambassaden. Flyttingen og overgangen har gått bra, men det gjenstår fremdeles noen småting i lokalene. Siden innflyttingen har vi markert oss tydelig i bygget, ved å henge bannere på fasaden som henviser til Narges Mohammadids fredspris. Dette har blitt mottatt med stor entusiasme både hos publikum og hos våre naboer Fredensborg og SOS Barnebyer.

Vedtak: Styret tar Generalsekretærens orientering til orientering

SAK 83/2023 Status på Just Transition In Sapmi O
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren orienterer kort om saken og henviser til sakspapiret for mer detaljert bakgrunn. Researchplanen, som er omtalt i sakspapiret og har vært grunnlaget for den foreløpige forsinkelsen i prosjektplanen, ble i dag godkjent fra der internasjonale sekretariatet. Alt tyder det på at resten av prosjektet går videre som planlagt.

Styreleder stiller spørsmål om hva som var årsaken til at forsinkelsen oppsto i utgangspunktet. Generalsekretæren svarer at dette i all hovedsak gjaldt en forsinkelse i godkjenningsprosessen hos det internasjonale sekretariatet.

Vedtak: Styret tar status på Just Transition in Sápmi til orientering

SAK 84/2023 Status økonomi per november 2023 O
Muntlig orientering fra generalsekretæren

Økonomi og administrasjonssjef Bjarte Økland orienterer styret om status økonomi per november 2023 for AI Norge.

Hovedlinjer:

• Utkjøp leieavtalen Grensen 3 – regnskapsført i november.
• Effekter av forsinket innflytting preger også siste måned.
• Inntektssiden i tråd med tidligere i året.
• Full mva-refusjon gir merinntekter i forhold til budsjett.
  
  

Inntekter:

På inntektssiden er vi per november mer eller mindre på merke på totaliteten i forhold til, men det er større avvik på de ulike elementene. Særlig medlemsinntektene og SMS utligner hverandre på inntektssiden.

Avvik på næringslivsinntekter skyldes i hovedsak forsinket innflytting til nye kontorlokaler i Ambassaden.

Kampanjer og engangsgaver er over budsjett som følge av salg av lys og Brennpunkt.

Arv anslås til å ha en verdi på rundt 10-11 mill kr. Inntektsføres ifm årsregnskapet.

Kostnader:

På kostnadssiden ligger AI Norge per november over budsjett. Dette skyldes 7 mill ut over det ordinære prosjekter finansiert av enten eksternt eller via Prosjektfondet.

I husleieposten inngår utkjøp av leieavtale i Grensen 3, med 11,4 mill kr.

Posten lønns- og personalkostnader er over budsjett, dette skyldes høye lønnsoppgjør for 2023 og nye prosjekter.

Kontingent til det internasjonale under budsjett – kalkuleres endelig i forbindelse med årsoppgjøret.

Resultat og prognose:

• Hittil i år er resultat på – 27,4 mill kr. Dette er 16, 6 mill kr svakere enn budsjett
• Utkjøp av Grensen 3, arv og nye prosjekter påvirker årets resultat sterkt. Full refusjon på mva betyr at AI Norge vil gå over budsjett for denne posten.
• En grovprognose tilsier et resultat på – 15,5 mill kr for 2023.

Likviditet:

• Utkjøp av Grensen 3 på 11,4 mill. kr ble utbetalt i november, samtidig ble 2 mill. kr frigjort fa depositumskonto.

Et styremedlem stiller spørsmål om arven vil komme i inneværende år. Økonomi – og administrasjonssjefen svarer at dette vet vi foreløpig ikke, men det vil regnskapsføres for inneværende år.

Vedtak: Styret tar status økonomi per november 2023 til orientering

SAK 85/2023 Aktiviststrategi V
Sakspapir fra generalsekretæren

Leder for sekretariatets avdeling ‘Medlem og organisasjon’, Anne Marie Mollen, gir en kort introduksjon og oppsummering av aktiviststrategiens bakgrunn, hovedtrekk og hva den tilbyr av innovasjon for organiseringen av aktivisme i organisasjonen.

I 2020 ble det gjennomført en større kartlegging av aktivismen i AI Norge. Som et resultat av denne kartleggingen ble det laget et notat til styret med en 15-punkts liste, hvor et av punktene var: «utvikle en aktivismestrategi». Dette har dannet grunnlagefor den nye aktiviststrategien. Aktiviststrategien har som et overordnet mål å sette en tydelig kurs for organisasjonens aktivismearbeid. Den tar med seg det som tidligere har fungert godt, og innoverer på andre områder. Vi har valgt å inkludere arbeid med aktivisme for ungdom i strategien, fremfor å ha det som to separate enheter. Målet er at strategien skal forankres på tvers av hele organisasjonen. Strategiens ulike tiltak skal benyttes aktivt som et ledd i AI Norges arbeid.

De nye elementene i strategien er blant annet at menneskerettighetene skal ligge til grunn for all aktivisme i AI Norge, og at AI Norge skal bygge robuste grupper og aktivister, skape mobilitet innad i organisasjonen og tilpasse aktivismen for ulike perioder i livet. Disse tiltakene følger også landsmøtevedtaket fra 2021 vedrørende livsløpsmedlemskap.

Spørsmål fra styret:

I strategien er det foreslått et Amnesty Alumni, er dette tilbudet kun tiltenkt aktivister i studentgrupper, eller vil dette også gjelde for andre som har vært med i ungdomsgrupper, men ikke startet med studier. Medlem og organisasjonssjefen svarer at dette tilbudet er tiltenkt for aktivister som har hatt verv i studentgrupper.

Det stilles spørsmål om hva som eventuelt vil være de økonomiske og administrative konsekvensene for seksjonen ved implementering av strategien. Medlem og organisasjonssjefen at dette først og fremst og fremst handler om strukturering internt i organisasjonen. Men at noen av nysatsningene, som for eksempel Alarmknappen og community organising vil potensielt kreve både økonomi og ressurser.

Et styremedlem stiller spørsmål om det er gjort vurderinger med tanke på tiltak eller verktøy for de aktivistene som står på stand og som opplever vanskelige situasjoner eller spørsmål i forbindelse med saker de ikke har kjennskap til. Medlem og organisasjonssjefen svarer at det nå utvikles en miniopplæring som vil tilgjengeliggjøres for aktivister, som nettopp omhandler det å svare ut vanskelige spørsmål og situasjoner som kan oppstå ved å stå på stand. Fra før av gjennomføres det opplæringer og eksisterer tilgjengelig verktøy, særlig i forbindelse med nye kampanjer og satsninger – men det kan være vanskelig å dekke over alle temaer. Et styremedlem gir et endringsforslag til punkt 3 i strategien – det foreslås her å legge til tillegg skrevet i kursiv i setningen «Hvilke saker gruppene velger å jobbe med, avgjøres i samråd med sekretariatet for å sikre at overvekten av dette er prioriterte arbeidsområder der det finnes tilgjengelig, oppdatert og verifisert informasjon». Dette for å tillate aktivister fleksibilitet, men da med den forståelse at aktivistene ikke kan forvente å få informasjon og materiell av sekretariatet i arbeid med saker/tema som ikke er innenfor prioriterte arbeidsområder.

Vedtak: Styret vedtar aktiviststrategien til Amnesty i Norge 2024-2030, og legger til det foreslåtte endringsforslaget «at overvekten i all hovedsak» i punkt 3.2, andre punkt.

SAK 86/2023 Handlingsplan 2024 V

Generalsekretæren orienterer styret om prosessen som har blitt gjennomført i utarbeidelsen av handlingsplanen og de tilhørende prioriteringene det medfører. Nytt for i år er at handlingsplanen har et lengre tidsperspektiv, med tre års planlegging, fremfor to år – slik det har vært tidligere. Dette grepet er gjort både for å kunne planlegge lengre frem i tid og samkjøre dette med de økonomiske prioriteringene, men også som et kommunikasjonsgrep som forankrer våre prioriterte områder i større grad, både eksternt og internt.

Et styremedlem ber generalsekretæren forklare nærmere hva innovasjonslab er, som er omtalt i handlingsplanen. Generalsekretæren svarer at dette kommer fra det internasjonale sekretariatet, og er ment å være en tenketank for menneskerettigheter og fremtiden. Dette er et arbeid som den norske seksjonen også følger med på, slik at det er mulig å henge seg på eventuelle tematiske innovasjoner som er av interesse for den norske seksjonen.

Vedtak: Styret vedtar handlingsplan 2024

SAK 87/2023 Budsjett 2024 V
Sakspapir fra generalsekretæren

Økonomi- og administrasjonssjef Bjarte Økland orienterer styret om budsjett 2024 for AI Norge.

Hovedtrekk i 2024:

• Helårseffekt av gratis husleie i Ambassaden. Påvirker både inntekt og kostnadssiden.
• Stor økning i kontingent til det internasjonale sekretariatet
• Økt ressursinnsats på store givere og næringsliv
• Nytt produkt på SMS introdusert
• Økt ressursinnsats knyttet til opplæring i regionene
• Generelt strammere rammer for aktivitetsbudsjett

Inntekter:

Overordnet har AI Norge sett en utflating i inntektene de siste årene. På inntektssiden er følgende budsjettert for 2024:

• Medlems og sms inntekter er samlet sett nærmest uendret fra 2023.
• Fullt år avtale med Fredensborg og satsning på næringsliv øker inntektene. Vi vil forhåpentligvis se resultat som en følge av satsninger på markedssiden de neste årene.
• Arv satt noe høyere enn for 2023-budsjettet

Kostnader:

• Ekstern verving trekkes ned som følge av en omprioritering av ressursinnsats på fundraising
• Lønnskostnader øker som en følge av nye/økte stillinger og lønnsoppgjør
• Stramme rammer for aktivitetsbudsjett
• Stor økning i kontingent, blant annet som følge av gave fra Fredensborg
• Det legges til grunn en økning av 2 ansattressurser knyttet til næringsliv og store givere. Dette sees i sammenheng med reduksjon kostnader knyttet til ekstern verving
• Opplæringskoordinatorene i regionene har i hovedsak vært ansatt på deltid. Det er foreslått å øke stillingene til 100% for de ansatte som ønsker det. Tilsvarer én hel stilling samlet sett.
• For øvrig er det lagt til grunn SSBs anslag på lønnsvekst i budsjettet.

Kontingent til IS:

• Går opp – med brutto kontingent 47,9 mill kr. Øker som følge av inntektsøkninger.
• Refusjon HRE team er på 4,8 mill kr. Avtalen er under forlengelse ut 2026.

Prosjekter finansiert utenfor ordinært driftsbudsjett.

• Prosjektfond -finansiert: Pusteromsby – lavere andel enn først antatt, gitt ekstern finansiering.
• Eksternt finansierte: “Løft blikket” og” Har du Lyst”.

Årsresultatet

• Ordinært driftsbudsjett viser et årsresultat på 0,4 mill kr
• Når prosjekter som er finansiert eksternt eller fra Prosjektfondet inkluderes er budsjettert årsresultat på -5,7 mill. kr.
• Størrelsen på AI Norges reserver ved utgangen av 2024 er naturlig nok usikre som følge av at årets resultat ikke er klart enda, men en grov analyse viser reserver ved inngangen til 2023på 70 mill. kr
• Forventende reserver ved utgangen av 2023: 55 mill. kr
• Forventede reserver ved utgangen av 2024: 49 mill. kr

Styret må beslutte hvordan vi skal fordele reservene mellom Prosjektfondet og Sikringsfondet. Dette vil tas opp ved første styremøte etter nyttår.

Likviditet:

Forventet likviditet per 1.01.24: 50,0 mill kr

Forventet likviditet per 31.12.24: 48,0 mill. kr

Et styremedlem ber om presisering i forbindelse med tidslinjen på Postkodelotteriet. Generalsekretæren svarer at det i slutten av 2026 besluttes ny lisensperiode.

Når det gjelder risiko i budsjettforslaget er dette hovedsaklig knyttet til tre forhold

• Medlemsinntekter

Her er anslagene tatt ned fra tidligere prognoser, men det er fortsatt følsomt for endringer i betalingsfrekvenser for nye medlemmer

• Arv

Som alltid usikkerheter rundt enkelt år

• Driftskostnader Ambassaden

Både plusser og minuser i forhold til Grensen 3, nettoendring ikke endelig klar

Resultatutvikling i årene fremover

• Fundraisingsplanen har prognostisert inntektsutvikling i årene frem til 2029.
• Vårt aktivitetsnivå i dag (2024-budsjettet) er fremskrevet med lønns- og prisstigning i samme periode.
• Ny kontingentmodell for 2025 er lagt til grunn i beregningen av disse kostnadene.

Utvikling inntekter og kostnader:

• Økte inntekter, men også samtidig økning i kontingent samt økte lønns- og priskostnader.
• Utviklingen viser at inntektene ikke holder tritt med kostnadene.

Dette betyr at det for AI Norge forventes ingen ekspansjon de nærmeste årene, i form av både aktivitetsnivå og ansatte. Særlig blir 2025 et stramt år, og vi må forvente tøffere prioriteringer.

Vårt fokus blir å sikre at vi får inn de prognostiserte inntektene og forhåpentligvis overgå det.

Innspill fra styreleder: det må regnes med en endring i kontingentmodellen i 2025. Vil AI Norge 2025 tåle en økt kontingent uten at det går utover antall ansatte? Økonomisjefen svarte her at slik det nå ser ut så vil vi unngå nedgang i antall ansatte, men utviklingen frem mot 2025 vil avgjøre hvor store endringer vi må gjøre.

Et styremedlem spurte om det i prognosen for 2025 var beregnet kostnader til et Landsmøte.

Økonomi - og administrasjonssjefen svarte bekreftende på dette.

Det gis innspill fra styremedlem om at det er viktig at styret er klar over at det må strammes inn på kostnadssiden de neste årene.

Vedtak: Styret vedtar budsjett 2024 som fremlagt

SAK 88/2023 Risk register 2024 V
Sakspapir fra generalsekretæren

Økonomi- og administrasjonssjefen gir en kort introduksjon til Risk Register. Et Risk Register skal gi en oversikt over de identifiserte risikoene som truer AI Norges evne til måloppnåelse. Modellen kommer fra det internasjonale sekretariatet.

Metodikk:

• For hver av de identifiserte risikoene beskrives
  • Hva består risikoen av
  • Hvilke tiltak har vi allerede iverksatt for å motvirke/redusere risikoen.
    
    
• De vurderes i forhold til:
  • Sjanse for at de oppstår
  • Konsekvens av at de oppstår
  • Hva er økonomisk konsekvens om de oppstår.
    
    
• For de med for høy risikoscore
  • Hvilke tiltak planlegger vi for 2024 for å ta ned risikoen

Dette betyr ikke at vi ikke gjør noe med andre identifiserte risikoer.

De fleste risikoene slår ikke inn – dette var også i tilfellet i 2023:

• Men: nedgang i økonomiske nedgangstider slo til noe når vi ser på medlemsinntekt
• Risikoen for manglende fremleie av Grensen 3 slo til
  • Høyere økonomisk konsekvens enn predikert
  • Men tatt bort risiko for fremtidig konsekvens (resten av leietiden)

Risikoer som er tatt ut fra 2023:

• Ny lock-down som følge av covid
• Manglende fremleie av Grensen 3
• Mislykket flytting og overgang til ny arbeidsform i nye lokaler.

Nye risikoer

• Arv knyttet til enkeltår på grunn av stor variasjon fra år til år

Endrede vurderinger av sannsynlighet/konsekvens:

• Uheldige saker hos våre samarbeidspartnere i næringslivet er tatt inn som følge av økt omfang av slikt samarbeid
• Diskriminerende adferd blant/ovenfor våre ansatte som en følge av økt bevissthet gjennom rasisme-arbeidet.
• Regulatoriske forhold knyttet til våre inntektskilder (SMS og verving).

For høy risikoscore:

• Hacking. En generelt økende risiko. Tilfeller av hacking har vært opplevd i andre seksjoner.
  
  

Generalsekretæren gir innspill til styret at dersom styret identifiserer risikoer som sekretariatet ikke har sett er det veldig velkomment å gi innspill om dette.

Det gis innspill fra styremedlem om at det er mye i vurderingen scoret grønt, og om det er et realistisk bilde at så stor kontroll over eventuelle risikoer. Det gis innspill om at scoren som omhandler medlemsnedgang som en konsekvens heller burde stå i gult.

Generalsekretæren er enig i innspillet fra styremedlem angående den omtalte risikoen, og foreslår å se på dette punktet på nytt. Økonomi- og administrasjonssjefen svarer at når det gjelder de øvrige resultatene, som i all hovedsak er scoret i grønt, handler dette om metodikken som ligger til grunn og at resultatet viser et risikonivå som gir resultat akseptabel risiko, og at det er større nyanser også innenfor det som scorer grønt nivå.

Et spørsmål fra styremedlem om det er gjort noen vurderinger ved økonomisk kostnad ved eventuell hacking og AI Norge mister tilgang til sine systemer.

Generalsekretæren viser til punkt 22 i ‘Risk Register’ der det anslagsvis er anslått til fem millioner kroner. Det ble også understreket at dette er en sum det er svært vanskelig å anslå.

Styreleder stiller spørsmål om det er gjort vurderinger på risikobildet etter flytting til nye lokaler, særlig med tanke på hvor åpne lokalene er for adkomst og den sårbarhet det kan gi blant annet med tanke på okkupasjon av lokalene. Økonomi- og administrasjonssjefen svarer at det nå er bedt om tiltak for å sikre at dørene låses automatisk, og at det er bedt om avklaring på hvordan resepsjonsløsningen som skal komme, vil bli.

Vedtak: Styret vedtar Risk Register 2024 som fremlagt, med tillegg om risiko for okkupasjon, og ber generalsekretæren vurdere scoren på fare for utmelding i punkt 12 i registeret.

SAK 89/2023 Utredning av alternativer for årlige fysiske Landsmøter V
Sakspapir fra generalsekretæren

Styreleder gir innledningsvis ros for et godt sakspapir. Generalsekretæren innleder med å si at denne utredningen, som kommer som en forlengelse av diskusjonspunktene i Klimaplanen som ble presentert for styret i september, også må sees i sammenheng med endringen der General Assembly kun skal gjøre vedtak annethvert år. Generalsekretæren sa også at Landsmøtets andre, og mer uformelle funksjoner, kan fylles av andre og mindre samlinger.

Det gis innspill fra et styremedlem om at forslag om Landsmøte annethvert år støttes, men at det da tenkes på hvordan man kan kompensere for en eventuelt tapt møtearena, i tillegg til de ordinære regionmøtene, og at det sees på muligheter for å øke sekretariatets deltagelse på slike arrangementer.

Et styremedlem gir innspill om at det forrige innspillet støttes, men at det har vært skuffende lav deltagelse på regionmøtene.

Styreleder støtter forslaget om å gå tilbake til Landsmøte annethvert år, men gir innspill om at det burde organiseres arenaer hvor medlemmer og styret treffes oftere enn annethvert år. Forslaget i utredningen om å arrangere digitale informasjonsmøter, før og/eller etter General Assembly kan være et godt tiltak for dette.

Styremedlem gir innspill om at Landsmøte annethvert år støttes, særlig med tanke på klimaplanen og den økonomiske situasjonen, og at digitale landsmøter ikke oppleves som et godt alternativ, da det potensielt kan virke negativt inn på deltagelse.

Styreleder informerer om at en endring i frekvensen på Landsmøtet medfører en eventuell vedtektsendring i prgrf. 5 i vedtektene, og dermed krever endelig vedtak fra Landsmøtet.

Styret er enige om å ikke legge til alternative møtearenaer i et eventuelt forslag til vedtak fra Landsmøtet. Men det kan være mulig å benytte kommende Landsmøte til å få innspill på alternative møteplasser fra medlemmer.

Vedtak: Styret vedtar å legge fram et vedtaksforslag om vedtektsendring for landsmøtet i 2024 om å gå tilbake til Landsmøter annethvert år.

SAK 90/2023 Forberedelser til Landsmøtet 2024 V
Sakspapir fra Generalsekretæren

Styret er i sakspapiret blitt presentert med to alternativer til gjennomføring av Landsmøtet, og tilhørende tilbud. Det som skiller de to tilbudene, er blant annet noe prisforskjell samt lokasjon for gjennomførelse. Generalsekretæren har i sakspapiret gitt sin anbefaling, men styret har beslutningsmandatet.

Det gis innspill fra styret at dersom det ene alternativet, som vil være i Oslo sentrum velges, må det tas særlig hensyn til trygghet og sikkerhet for ungdomsdeltakere. Det gis også innspill om å se på mulighetene til å tilby program utenfor det ordinære landsmøte-programmet, for å sikre at ungdommene har et tilbud gjennom kvelden. Generalsekretæren svarer at det vil kreve egne ordninger å arrangere Landsmøtet i Oslo sentrum, og at dette vil det planlegges for.

Styreleder ble i forkant av møtet gjort oppmerksom på at sakens 2. vedtak ikke er nødvendig å fatte, da en Redaksjonskomite blir valgt under Landsmøtet. Det foreslås at organisasjonsutvalget ser på om det er mulig å legge dette til som et punkt i Forretningsorden for å unngå tilsvarende misforståelser i fremtiden. Vedtaket styrkes.

Vedtak:

1: Styret vedtar å legge Landsmøtet 2024 til Ambassaden i Oslo

3: Styret oppnevner Juni Emilie Baardvik og Viktor Matre til å sitte i Forberedende Redaksjonsutvalg.

4: Styret oppretter følgende arbeidsgrupper: Økonomi, Menneskerettigheter og Organisasjon til Landsmøtet 2024.

5. Styrets oppnevner følgende til å være i referansegruppe for Landsmøtet 2024: Tor Kåpvik og Stine Kullerud Melby

SAK 91/2023 Gjennomgang av styrende dokumenter O
Sakspapir fra Organisasjonsutvalget

Organisasjonsutvalget har bedt om en tolkning fra styreleder på ordlyden i Forretningsorden for Landsmøtet §. 2, «vedtektsendringer skal være styret i hende 3 mnd før Landsmøtet». Spørsmålet har her vært om Organisasjonsutvalget plikter å levere ferdige vedtektsendringer til styret innen 19.januar, eller om det skal forstås at styret allerede har mottatt forslag om endring da denne prosessen har blitt igangsatt av styret selv. Styreleder har gitt godkjenning på tolkning som tilsier at endringsforslag som sådan er «styret i hende».

Leder for organisasjonsutvalget, Tor Kåpvik, legger frem de foreslåtte endringsforslagene til innspill fra styret.

Punkt 5. i Forretningsorden for Landsmøtet foreslås endret til:

«Saker som utvalget mener er uvedkommende for landsmøtebehandling, føres ikke opp på den foreløpige sakslisten, men sendes ut sammen med denne som et vedlegg.»

Styret ga innspill om å fjerne «Amnestys Internationals policyer» fra setningen «Saker som bryter med AIs internasjonale statutter, Statute of Amnesty International, eller Amnesty Internationals policyer vil bli avvist uten mulighet for behandling på landsmøtet». Styret foreslår også for organisasjonsutvalget å legge til at «grunnlaget for vurderingen av at saken er uvedkommende skal fremvises landsmøtet».

Organisasjonsutvalget foreslår å endre punkt 10 i Forretningsorden for Landsmøtet til en ordlyd som ikke forplikter styret til å fastslå hvor mange arbeidsgrupper Landsmøtet skal deles opp i, for å kunne teste ut alternative inndelinger og bruk av tidsrommet under Landsmøtet.

Dette spørsmålet har vært til høring hos medlemmene under regionmøtene i høst, og til tross for varierende innspill fra medlemmer er det en overordnet tilbakemelding om at det ikke er ønsket å gå bort fra den eksisterende inndelingen, da det oppleves særlig viktig å kunne diskutere forslag i mindre arbeidsgrupper. Styret foreslår for Organisasjonsutvalget at ordlyden «Forslag skal til vanlig diskuteres i arbeidsgrupper» kan fange opp behov for fleksibilitet, og samtidig ivareta behovet for diskusjon i mindre grupper.

Organisasjonsutvalget har i løpet av prosessen med revidering av styrende dokumenter diskutert eventuelle endringsforslag i vedtektene for å kunne åpne for mulighet til eksklusjon i vedtektene i spesielt alvorlige saker.

Styret har hatt spørsmål om eksklusjon på høring ved regionmøtene, og har fått flere gode innspill fra medlemmer, blant annet på at en eksklusjonsmulighet åpner for spørsmål om hva som skal ansees som alvorlig, hvor lenge en eksklusjon skal vare, tilhørende prosess med mer.

Styreleder gir innspill om at det må være rettsikkerhet og en høy terskel for eventuell eksklusjon. Eksklusjon er eventuelt siste utvei.

Det foreslås at en eventuell eksklusjon av et medlem, ved en eventuell eksklusjonsparagraf i vedtektene, ville måtte behandles i styret, og saken må være av en særs grov karakter. Listen for eksklusjon må være høy.

Flertallet i styret er enig i Organisasjonsutvalgets forslag om å fremme en vedtektsendring på Landsmøtet i 2024 for eksklusjon av medlemmer.

Organisasjonsutvalget har fremmet et drøftingsspørsmål til styret i Styrets instruks punkt 2, som omhandler møtebehandling og beslutningsmyndighet i styret. Spørsmålet er hvorvidt det er hensiktsmessig at «Alle stemmeberettigede medlemmer og sekretariatets personale har rett til å være observatør på styremøtene.»

Det gis innspill fra styremedlemmer at det oppleves at denne muligheten for å delta på styremedlemmene kan være tillitsvekkende. Andre styremedlemmer gir innspill om at det også vil kunne være svært hemmende for diskusjonen og behandlingen i styret.

Det gis innspill om at dette kan være en innskrenking som kan oppleves unødvendig all den tid det ikke er et problem for styret. Styret foreslår å beholde ordlyden som omtaler medlemmer, og fjerne ansatte, da dette området skal være dekket i en møtepliktig ansattrepresentant i styret.

Vedtak: Styret tar saken til orientering.

SAK 92/2023 Datoer for styremøtet 2024 og kommende styresaker V
Sakspapir fra generalsekretæren

Styredato i mars endres fra 14.mars til tirsdag 12.mars.

Vedtak: Styret vedtar forslag følgende datoer for AI Norges styremøter i 2024:

15.februar, 12.mars, 19.april, 14-15.juni (styremøte og seminar), 19.september, 7.november og 12.desember, samt kommende styresaker.

SAK 93/2023 Møter i organisasjonen 2024 O
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret ble orientert om møter som skal avholdes i organisasjonen i 2024.

Vedtak: Styret tar saken til orientering

SAK 94/2023 Styrets orientering O

Regionalt Forum er planlagt avholdt i Bologna i Italia den 15-17. mars. General Assembly vil sannsynligvis holdes i Asia i august. Forslagsfrist for motions til General Assembly er i februar 2024. Dersom noen i styret ønsker å fremme forslag bes de gi beskjed til styreleder i forkant av februar.

Styringsgruppen for Lumen har utarbeidet flere scenarioer for å tenke rundt alternativ organisering av organisasjonen, til utarbeidelse og innspill fra de seksjonenes styrer.

SAK 95/2023 Eventuelt

Brev til det internasjonale styret ang manglende oppfølging av vedtak fra General Assembly.

Det er blitt forfattet et brev fra samtlige av de nordiske seksjonene, som AI Norge nå er blitt bedt om å slutte seg til. Brevet omhandler manglende oppfølging av et vedtak fra General Assembly i 2019, etter forslag fra AI Finland. Vedtaket fastslo at det internasjonale styret skulle legge frem en tiltaksliste for reduksjon av klima og miljøavtrykk. I ettertid er kun ett av punktene i vedtaket fulgt opp.

Generalsekretæren spør styret om de ønsker å tilslutte seg brevet til det internasjonale styret. Styret vedtar samstemt å tilslutte seg brevet sammen med de andre nordiske seksjonene.

SAK 96/2023 Styrets alenetid