Utkast til protokoll fra styremøte 18. juni 2020

Utkast til protokoll fra styremøte i Amnesty International i Norge 18.06.2020
DELCreated with Sketch.DELCreated with Sketch.DEL
Publisert: 3. jul 2020, kl. 15:08 | Sist oppdatert: 27. aug 2020, kl. 12:19

Tilstede: Kjetil Haanes, Thea Schjødt, Tonje Hellevig, Tor Kåpvik, Selma Ahmetagic, Thomas Øvestad, Viktor Matre, Tor-Hugne Olsen (f.o.m. SAK 49/2020 t.o.m. SAK 54/2020) og Anne Marie Mollén

Forfall: Kjell Johnsen og Siri Gloppen

Tilstede fra sekretariatet: John Peder Egenæs, Bjarte Økland, Sayed Sohaib Karimi og Helle Biørnstad (t.o.m. SAK 52/2020).

Møteleder: Kjetil Haanes
Protokollfører: Sayed Sohaib Karimi

SAK 47/2020 Dagsorden
Sakspapir fra generalsekretæren

Grunnet forfall trer 1. vara, Thomas Øvestad, og 3. vara, Viktor Matre, inn som ordinære styremedlemmer.

Styret besluttet å behandle saken om mangfold internt i Amnesty i Norge under SAK 60/2020.

Styret besluttet å behandle SAK 57/2020 etter SAK 52/2020 ettersom begge sakene ble presentert av medlems- og organisasjonssjef.

Vedtak
Styret vedtar dagsorden.

SAK 48/2020 Protokollsaker
Sakspapir fra generalsekretæren

Protokollene fra alle styremøter avholdt digitalt under koronasituasjonen samles til det første fysiske styremøtet for undertegning.

Vedtak
Protokoll fra styremøtet 24.04.2020 ble godkjent.

SAK 49/2020 Kommende styresaker
Sakspapir fra generalsekretæren

I forbindelse med forberedelser til landsmøte besluttet styret å forskyve styremøtet den 29. oktober til fredag 16. oktober. Stedet for møtet avklares ved en senere anledning.

Ettersom nytt styre blir valgt i oktober, vedtok styret å avholde styreseminaret dagen etter styremøtet i desember.

Sluttrapporten for prosjektet styrking av Amnesty i Norges arbeid med aktivisme i regionene skal legges fram på styremøtet i september.

Det endelige programmet for landsmøtet skal behandles av styret i september.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 50/2020 Generalsekretærens orientering
Muntlig orientering v/generalsekretæren

Generalsekretæren orienterte styret om Amnesty i Norges rapport som ble levert inn som et innspill til Etikkutvalget for Oljefondet. Personer nær prosessen har fortalt at innspillet la grunnlaget for debatten i utvalget. Dessverre førte det ikke til at utvalget foreslo forhåndsscreening av selskaper før Oljefondet investerer i dem, noe som var Amnestys hovedmål, men noen delseire finnes igjen i innstillingen.

Amnesty i Norge anbefalt at Oljefondet ikke skal investere i autonome våpensystemer og at de skal ekskludere selskaper som selger våpen til land som bruker slike våpen i alvorlig og systematisk brudd på folkeretten slik som for eksempel i Jemen. Organisasjonen har også anbefalt at FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter skal inn i mandatet til Oljefondet.

Ledelsen i Amnesty i Norge har oppdatert tiltakene sine knyttet til koronasituasjonen.

Sekretariatet oppfordres fremdeles til å ha hjemmekontor, med hovedforskjell om at ansatte som ønsker det og som har mulighet til å komme på kontoret, kan gjøre det, forutsatt at de kan tilpasse seg kollektivtransport. Per i dag er ca. en tredjedel av ansatte på kontoret. Fellesrommene i lokalene er tilpasset i henhold til nødvendig smittevernregler. Det foretas fremdeles ingen eksterne fysiske møter og reisevirksomhet.

Som følge av den konserten i mai har organisasjonen fått inn flere tusen nye numre som blir kontaktet for verving til faste givere.

En rekke kjente kvinnelige artister har auksjonert klærne sine der inntektene er blitt fordelt mellom Amnesty i Norge og en annen organisasjon.

Arbeidet med face2face og dør2dør verving går veldig bra. Det er blitt vervet 1.000 medlemmer i juni bare fram til onsdag 10. juni. Slik trenden viser, vil organisasjonen klare å oppnå 80 prosent av det budsjetterte antallet faste givere for 2020.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 51/2020 Landsmøte 2020
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren presenterte for styret to alternativer for gjennomføring av landsmøtet høsten 2020. Sekretariatet har i tillegg til et endags-landsmøte, utredet muligheten for gjennomføring av et digitalt landsmøte som en back up-plan.

Det ble understreket at styret skal vedta hvilken form landsmøtet skal ha. Det endelige programmet for landsmøtet skal vedtas på styremøtet i september.

Sekretariatet har sett på muligheter for gode digitale løsninger både for aktiv deltakelse og nødvendige avstemninger. Det er også gjort vurderinger av gode løsninger dersom antall deltakere på et fysisk landsmøte overstiger 200 personer. Dette kan blant annet løses ved å sette deler av deltakere i et annet lokale med direktesendt overføring av arrangementet.

Styret stilte spørsmål om hvilke eventuelle økonomiske tap organisasjonen påføres dersom det fysiske landsmøtet blir avlyst på grunn av oppblomstring av koronasmitte. Generalsekretæren svarte at dersom landsmøtet avlyses grunnet oppblomstring av smittetilfeller så påføres organisasjonen ingen økonomiske tap. Dersom Amnesty i Norge selv vurderer å avlyse det fysiske landsmøtet, men gjennomfører et digitalt landsmøte, så vil det påfalle organisasjonen et økonomisk tap på 30.500 kr.

Vedtak
Styret vedtar at landsmøte 2020 skal gjennomføres som et fysisk ett-dagsmøte 17. oktober, med back-up plan for en digital løsning.

SAK 52/2020 Statusrapport for prosjektet «Styrking av AI Norges arbeid med aktivisme i regionene»
Sakspapirer fra generalsekretæren

Medlems- og organisasjonssjef presenterte for styret statusrapport for styrking av Amnesty i Norges arbeid for aktivisme i regionene. Styret vedtok et mandat for dette prosjektet på styremøtet i mars.

Oppsummering av hovedfunnene i rapporten, som er delt i styrker og muligheter, og svakheter og utfordringer, viser blant annet at målgruppeveksten og prioritering rundt ungdom- og studentgrupper har gitt gode resultater.

Funnene i svakheter viser blant annet at det er knyttet store utfordringer til deltidsstillinger og dagens inndeling av arbeidsoppgaver i regionskontorene. Det er manglende menneskelig ressurser og økt tidspress på de eksisterende ansatte i regionene. Videre kommer det fram at kontorfrivillige gjennomfører sentrale oppgaver på regionskontorene.

Arbeidet med prosjektet er todelt. Fase 1 i prosjektet er gjennomført etter leveranse av statusrapport til styret. På styremøtet 10. september skal fase 2 av prosjektet legges fram for styret. Deretter vil arbeidsgruppen igangsette etterarbeidet og implementering av tiltakene og eventuelle endringsforslag på bakgrunn av styrets vedtak på det møtet.

Styret roste organisasjonen for en grundig, interessant og god rapport. Samtidig erkjente styret utfordringene og dilemmaene som ble trukket fram i forhold til strukturen i regionskontorene. Det ble bestemt at dette skal ses nærmere på i tiltaksfasen av prosjektet.

Styret vedtok at referansegruppen for dette prosjektet fortsetter å bestå av de samme styremedlemmene.

Vedtak
Styret ber generalsekretæren inkorporere styrets tilbakemeldinger inn i fase to av prosjektet «styrking av aktivisme i regionene».

SAK 53/2020 Forprosjekt – ny CRM-løsning for Amnesty i Norge
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren presenterte for styret forslag til et forprosjekt for bytte av CRM-system for Amnesty i Norge.

Han understreket at organisasjonen er nødt til å bytte til et moderne og mer effektivt CRM-systemet blant annet fordi selskapet som vedlikeholder det nåværende systemet er i ferd med å prioritere andre områder enn dette. Samtidig er det ingen andre norske selskaper som leverer det nåværende systemet og konsulenttjenester knyttet til dette. I tillegg er det nåværende systemet dyrt å drive blant annet knyttet til lisens.

Dette forprosjektet vil være aktuelt dersom det besluttes å gjennomføre hovedprosjektet for eksempel om ett år.

Generalsekretæren foreslo gjennomføringen av forprosjektet i 2020, men avvente til budsjettprosessen for 2021 for en vurdering av gjennomføring av hovedprosjektet.

Vedtak
Styret vedtar igangsetting av forprosjekt i tråd med plan og budsjett slik fremlagt av generalsekretæren.

SAK 54/2020 Status økonomi
Muntlig orientering v/økonomi- og administrasjonssjef

Økonomi- og administrasjonssjef presenterte for styret status økonomi per mai. Ved utgangen av mai har Amnesty International i Norge et resultat på 5,4 mill kr, noe som er 11,5 mill kr over budsjettet.

Sekretariatet har utarbeidet en ny versjon av økonomiske scenarier for Amnesty i Norge knyttet til koronasituasjonen etter myndighetenes oppmykninger i samfunnet. Det er gjort vurderinger av kostnadsreduksjoner i 2020 og inntektsreduksjoner i 2020 og 2021.

Økonomi- og administrasjonssjef redegjorde for inntekts- og kostnadsreduksjoner hittil i år. Han trakk fram reduksjon i medlemsinntekter som følge færre verving og økt frafall av eksisterende medlemmer. Videre nevnte han at budsjettet for prosjektet for store givere og næringslivet ligger langt under budsjettet.

Kostnadsreduksjonene er knyttet til vervekostnader, ansattkostnader samt eksternt rettede tiltak rettet mot medlemmene.

Oppsummert vil kostnadsreduksjonene være større enn inntektsreduksjonene i 2020 med et resultat på rundt 10 mill kr i alle scenarier. Inntektsreduksjonene i 2021 vil være mellom 7 og 30 mill kr i best og worst case scenario, noe som tilsier en resultatforverring mellom 2,5 og 11,5 mill kr i forhold til opprinnelig plan.

Styret påpekte det svake resultatet av inntekter fra store givere og næringslivet de siste fire og et halvt årene, og diskuterte ulike alternativer. På bakgrunn av diskusjonen etterlyste styret en ekstern evaluering og gjennomgang av denne delen av arbeidet i organisasjonen.

Generalsekretæren nevnte at deler av ledelsen i organisasjonen har drøftet denne saken og fortalte om forsøk på justeringer og endringer uten resultater. Generalsekretæren foreslo å igangsette en ekstern evaluering av programmet for å ha et grunnlag for å avgjøre hva som må gjøres.

Styret bestemte at generalsekretæren skal ferdiggjøre en slik gjennomgang som legges fram for styret senest i oktober.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

Styret ber om at det blir gjennomført en ekstern vurdering av prosjektet for næringsliv og store givere, med tilbakemelding til styret i oktober.

SAK 55/2020 Den finansielle situasjonen ved det internasjonale sekretariatet
Sakspapir fra generalsekretæren

Økonomi- og administrasjonssjef presenterte den finansielle situasjonen ved det internasjonale sekretariatet. Han nevnte at alle seksjoner er påvirket av korona og mange, utenom USA, er i tilnærmet samme situasjon som Amnesty i Norge, med kostnader som reduseres i omtrent samme grad som inntektene i 2020, men der man frykter lavere inntekter i 2021 som følge av manglende verving gjennom 2020. I USA har man en litt annen sammensetning av inntektene, noe som fører til mer umiddelbare effekter på inntektene i inneværende år.

Det internasjonale sekretariatet forventer å håndtere 2020 gjennom å styre mot med svakere resultat. Det internasjonale styret og det internasjonale sekretariatet har et stort fokus på å etablere en sikkerhet for inntektsnivået til det internasjonale sekretariatet for 2021.

Det er gjort vurderinger av en såkalt Pledge-modell som går ut på at seksjonene forplikter seg til å betale et konkret beløp til neste år slik at det fungerer som en sikkerhet for 2021. Det internasjonale styret ønsker å forfølge denne modellen for etablering av sikkerhet for 2021.

I tillegg er det et mål om å benytte 2021 til å utarbeide en langsiktig plan med ny strategi. I løpet av 2020 skal det ansettes en ny generalsekretær og en finansdirektør som skal være med på å utarbeide den langsiktige planen.

Økonomi- og administrasjonssjef gikk inn på hva Amnesty i Norge kan bidra med knyttet til den finansielle situasjonen ved det internasjonale sekretariatet.

I 2020 vil kontingenten fra Amnesty i Norge i best case scenario være 37,0 mill kr. I 2021 viser prognosen for best case at kontingenten vil bli i tråd med 2020-kontingenten.

Det ble påpekt at dersom Amnesty i Norge slutter seg til denne Pledge-modellen så påtar organisasjonen seg risikoen for lavere inntekter i 2021.

Styret stilte spørsmål om garantisummen i denne Pledge-modellen er et minimum eller vil kontingenten kunne øke dersom inntektene til Amnesty i Norge utvikler seg positivt. Det ble besvart at temaet er fortsatt under diskusjon blant seksjonene, men at styret i de enkelte seksjonene kan beslutte å betale mer enn det som er garantert dersom de har mulighet til det.

Styret nevnte at situasjonen ved det internasjonale sekretariatet er kritisk og at det derfor er positivt at Amnesty i Norge bidrar med å etablere en sikkerhet for 2021.

Vedtak
Amnesty i Norge garanterer overfor det internasjonale sekretariatet at kontingent 2021 vil være på samme nivå som for 2020.

Det tas utgangspunkt i at dette er i tråd med gjeldende scenario for best case, dvs. 37,0 mill. kr.

Styreleder får fullmakt til å godkjenne justeringer i dette beløpet i tråd med endelig henvendelse fra det internasjonale styret.

SAK 56/2020 HMS-rapport 2020
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren la fram HMS-rapport 2020 for styret.

Styret nevnte at det var veldig mye som var oppløftende med rapporten og ga organisasjonen ros for håndtering av koronakrisen.

Vedtak
Styret tar saken til orientering og sier seg godt tilfreds med hvordan organisasjonen har håndtert Covid-19 utfordringen.

SAK 57/2020 Midtveisrapport Ungarnsamarbeidet
Sakspapirer fra generalsekretæren

Medlems- og organisasjonssjef presenterte midtveisrapporten om Ungarnsamarbeidet og orientere styret om det pågående samarbeidet med Ungarn-seksjonen, et prosjekt som styret tidligere har bevilget ekstra midler til.

Mange av de planlagte aktivitetene knyttet til dette prosjektet har ikke blitt gjennomført på grunn av koronasituasjonen.

Styret ble orientert om at aktivitetene forskyves til neste år med mål om å ferdigstille hele prosjektet sommeren 2021.

Vedtak
Styret tar midtveisrapporten til orientering og godkjenner de foreslåtte justeringene i aktiviteter og tidsplan.

SAK 58/2020 Global Assembly forberedelser
Muntlig orientering v/styreleder

Styreleder orienterte om at det er besluttet at det skal gjennomføres et kort og komprimert Global Assembly trolig i slutten av oktober eller begynnelsen av november der det skal gjøres tre valg.

Det er et medlem til Finance and Audit Committee, to medlemmer i nominasjonskomiteen og tre medlemmer i Membership Review Committee. I tillegg skal det legges fram rapporter fra generalsekretæren, treasurer og styret.

Den nåværende strategien gjelder i ett år til grunnet utsettelse av nytt strategiarbeid. Det skal utarbeides et forslag til en ny strategi, som skal iverksettes fra 2022 og frem til 2030. I den forbindelse er det lagt opp til tre strategimøter som skal avholdes henholdsvis den 18. juli, 26. september og 17. oktober.

Disse tre møtene vil ta for seg temaene erfaringsutveksling på tvers av regionene, ideutveksling knyttet til styrking av menneskerettighetsarbeid samt bygging av en solid finansiell plattform for hele organisasjonen.

Vedtak
Tre representanter fra styret og sekretariatet i Amnesty i Norge skal delta på disse møtene.

SAK 59/2020 Styrets orientering

Styreleder orienterte styret om de overveldende positive tilbakemeldinger han har fått fra det internasjonale styret etter at han hadde delt de siste gjennomførte aktivitetene i Amnesty i Norge.

SAK 60/2020 Eventuelt

Både underveis og i etterkant av konserten i mai har Amnesty i Norge mottatt en rekke kommentarer om, og kritikk av mangfold internt i organisasjonen.

Styret drøftet hvilke tiltak som kan åpne veien for mer mangfold i organisasjonen.

Til styremøtet i september ble det besluttet at generalsekretæren skal legge fram et diskusjonsopplegg rundt mangfold i organisasjonen og et mulighetsnotat om rasisme i Norge som skal danne grunnlaget for en vurdering av Amnesty i Norges arbeid på dette området.

Generalsekretæren skal også utarbeide en konkret plan for hvordan organisasjonen skal jobbe med politivold i USA som skal legges fram på neste styremøte.

Styrets alenetid