Økonomiske retningslinjer for grupper

Vedtatt av styret i Amnesty International i Norge, 24. april 2015.
DELCreated with Sketch.DELCreated with Sketch.DEL
Publisert: 11. okt 2018, kl. 14:45 | Sist oppdatert: 12. okt 2018, kl. 15:34

1) Definisjon av gruppe

En sammenslutning av Amnesty-medlemmer som jobber med utadrettede aktiviteter innenfor Amnesty International i den norske seksjonens prioriterte områder over tid. Gruppene i Amnesty International er en av grunnpilarene organisasjonen er bygget på. Det er her store deler av lokalaktivismen forankres verden over. Amnestys gruppemedlemmer når ut til folk i store byer og små tettsteder med vårt felles menneskerettighetsbudskap.

Aktivitetene gruppene gjennomfører og presset de utøver på myndigheter gir organisasjonen enorm gjennomslagskraft. Det er i stor grad denne tradisjonsrike formen for aktivisme som gjør Amnesty International så unik. For å agere samlet og koordinert er det nødvendig at gruppene har klare retningslinjer. Særlig gjelder dette økonomiske rutiner, som omfatter innsamling, forvaltning, regnskap og rapportering.

2) Innsamling

Retningslinjene for grupper stadfester at gruppene skal være åpne for nye medlemmer og at en av gruppenes oppgaver er å verve nye medlemmer. Penger som blir samlet inn skal utelukkende brukes for å fremme organisasjonens menneskerettighetsarbeid. Dette gjøres enten ved at de innsamlede midlene blir overført til Amnesty International Norges sekretariat eller blir forvaltet av gruppene selv. Hvis en gruppe samler inn penger til gruppens lokale aktivisme så bør dette gjøres helt tydelig ovenfor giverne.

Verving: Verveskjemaer vil bli gjort tilgjengelig av sekretariatet, slik at gruppene kan verve nye medlemmer til organisasjonen. Skjemaene må sendes til sekretariatet for at medlemskapet skal bli registrert.

Salg: Salg, inkludert inngangspenger til arrangementer, for å finansiere aktivisme eller støtte opp om sekretariatets arbeid er i orden. Salg av produkter med Amnesty Internationals logo må først avklares med sekretariatet.

Bøsser: Amnesty Internationals grupper skal ikke samle inn penger ved hjelp av bøsser med mindre sekretariatet ber eksplisitt om støtte til en slik innsamling. Egne retningslinjer for bøssebæring gjelder ved slike tilfeller.

Kollekt: Innsamling gjennom kollekt fra mennesker som har besøkt en religiøs institusjon (kirke, moské e.l.) kan tas imot forutsatt at giverne er informert om hva de støtter.

Søknad: Gruppene kan søke økonomisk støtte fra sekretariatet, ved regionleder, for å gjennomføre aktivisme. Det er opp til sekretariatet, ved regionleder, å avgjøre om søknaden vil bli innfridd og hvilken sum som eventuelt tildeles. Søknader som er innenfor organisasjonens satsningsområder vil bli prioritert. Utbetaling skjer normalt etter utlegg, og ved innsending av utgiftskjema og kvitteringer. Er det behov for forskudd på betalingen for å gjennomføre en aktivitet avklares dette med sekretariatet, ved regionleder. Ved slike tilfeller leveres kvitteringer til sekretariatet, ved regionleder, umiddelbart.

Søknad om støtte fra eksterne bidragsytere: For å unngå at organisasjonen mottar økonomisk eller annen støtte fra givere som bryter med Amnesty Internationals prinsipper om uavhengighet og etiske prinsipper, samt for å sikre at organisasjonen ikke sender flere søknader om støtte til samme giver, skal alle slike eksterne søknader avklares med sekretariatet, ved regionleder, før de sendes.

Sponsoravtaler: Ethvert tilbud om sponsoravtaler hvor økonomisk støtte eller naturalytelser blir tilbudt med krav om gjenytelser (f.eks logoplassering eller reklame) avklares med sekretariatet, ved regionleder.

Naturalytelser: Amnesty International Norge får ved ulike anledninger støtte fra forskjellige aktører som ønsker å bidra til organisasjonens arbeid. I stedet for å gi økonomisk støtte er det flere som tilbyr produkter eller tjenester som sparer organisasjonen for utgifter og hjelper den å gjennomføre aktiviteter. Dette kalles naturalytelser. Gruppene til Amnesty International Norge kan også være mottakere av slike ytelser. Ved tvilsfeller om slik støtte kan bryte med organisasjonens prinsipper og vedtekter bes gruppene kontakte sekretariatet, ved regionleder.

Mat og drikke: Amnesty International Norges grupper kan motta gratis mat, søtsaker og alkoholfri drikke til sine aktiviteter. Organisasjonen ønsker ikke at gruppene skal søke om- eller motta alkohol.

Lokaler: Amnesty International Norges grupper har anledning til å bruke lokaler ved universiteter, foreninger og andre institusjoner så lenge dette ikke påvirker uavhengigheten til organisasjonen.

Materiell: Amnesty International Norges grupper kan motta hel eller delvis prisreduksjon på materiale til sine aktiviteter, så lenge leverandørene ikke bryter med organisasjonens prinsipper om etisk handel.

3) Forvaltning

Amnesty International Norge ønsker at gruppene skal ha den nødvendige økonomiske friheten og fleksibiliteten som vil gjøre gruppene i stand til å gjennomføre gode aktiviteter som bidrar til å fremme organisasjonens budskap. Organisasjonen har derfor lagt til rette et rammeverk som tillater økonomisk frihet, men også sikrer den mot mislighold og øker gjennomsiktigheten.

Konto: Dersom en gruppe ønsker å ha en egen økonomi, anbefales gruppekontakten å etablere en bankkonto i eget navn for å forvalte gruppens midler. Personen som oppretter denne kontoen og forvalter gruppens penger må være myndig (fylt 18 år). Penger som er samlet inn av gruppen selv eller som de har fått av sekretariatet skal settes inn på denne kontoen. Det er viktig at kontoen forbeholdes gruppens økonomi. Penger samlet inn til Amnesty International og dets grupper bør ikke settes inn på andre konti. Skulle en gruppe som har en egen økonomi ikke ønske å etablere en bankkonto i gruppekontaktens (eller noen av de andre medlemmenes) navn, så er det mulig å registrere gruppen som en organisasjon i Brønnøysundregisteret. Når gruppen er registrert i Brønnøysundregisteret kan den etablere en organisasjonskonto i banken.

Ikke alle grupper vil ønske å samle inn penger. Det vil derfor være unødvendig for disse å etablere en egen bankkonto. Godkjente utgifter kan betales enten ved utlegg med refundering, eller alternativt gjennom søknad om støtte fra sekretariatet, ved regionleder. Ved slike tilfeller må kvitteringer leveres umiddelbart.

Grense: Ingen gruppe skal i utgangspunktet ha over 20.000 norske kroner på den opprettede bankkontoen ved årsslutt. Det er gruppekontakten som har ansvar for å overføre overskytende beløp til Amnesty International Norges konto ved årsslutt. Gruppene kan, i visse tilfeller, avtale direkte med sekretariatet, ved regionleder, om denne grensen og overførsel av overskytende beløp kan sees bort i fra. Dette gjelder først og fremst hvis større arrangement er planlagt påfølgende år.

Misbruk: Pengene som blir samlet inn skal utelukkende brukes til organisasjonens menneskerettighetsarbeid. Gruppekontakt er ansvarlig for at pengene som er samlet inn til Amnesty International ikke blir misbrukt og at gjeldende retningslinjer blir respektert. Organisasjonen vil forfølge misbruk.

4) Regnskap og rapportering

Amnesty International Norge er ansvarlig for at innsamlede og tildelte midler blir brukt på redelig måte for å fremme menneskerettighetene. Organisasjonen må kunne redegjøre for innsamling og forvaltning av sine ressurser ovenfor sine medlemmer, det internasjonale sekretariatet, samt ulike interessenter og myndigheter. For å sikre at organisasjonen har en gjennomsiktig økonomi er det derfor nødvendig at også gruppene redegjør for sin økonomi.

Regnskapsføring: Hver gruppe skal levere et årlig regnskap som redegjør for årets inntekter og utgifter, samt overskytende beløp som finnes på gruppens konto. Denne rapporten skal leveres innen 1. mars påfølgende år. En detaljert kontoutskrift skal også leveres til sekretariatet, ved regionleder.

Gruppekontakten oppfordres til å be sin bank om og automatisk sende en kopi av en detaljert kontoutskrift til sekretariatet ved årsslutt. Gruppekontakten kan scanne årets kvitteringer og/eller sende disse fysisk til sekretariatet, ved regionleder, innen 1. mars påfølgende år sammen med økonomisk rapport. Alternativt vil gruppen være forpliktet til å oppbevare alle kvitteringene i 5 år.

Tiltak ved feilaktig/mangelfull innlevering: Ved mislighold kan styret i Amnesty International Norge se seg tvunget til å legge ned gruppen. Skulle dette skje, så er gruppekontakten pliktet til å overføre gjenværende midler som er samlet inn til Amnesty International til sekretariatet.

5) Oppstart og nedleggelse av grupper

Opplæring: Skulle de økonomiske retningslinjene være uklare ber vi om at gruppekontakt eller andre gruppemedlemmer kontakte sekretariatet, ved regionleder, for avklaring.

Nedleggelse: Når en gruppe ønsker å opphøre, eller styret i organisasjonen har instruert en nedleggelse, har gruppekontakten ansvar for at alle ubrukte midler og gjenværende materiell blir levert tilbake til organisasjonen. En økonomisk rapport for gruppens økonomiforvaltning skal inngå i dette.