Hvordan gjennomføre digitale møter

← tilbake til verktøykassa

Tips til digitale plattformer og gjennomføring av digitale arrangement

Her er noen forslag til digitale plattformer som kan brukes til å gjennomføre digitale møter og et par tips til hvordan man gjennomfører disse.

Teams

Teams er et godt digitalt verktøy for å gjennomføre digitale møter, dele filer og jobbe i grupper.

Last ned appen Teams:

Har du ikke Teams installert allerede så anbefaler vi deg å laste ned Teams-appen på din PC, nettbrett eller mobilen du skal bruke for å delta i møtet.

Du kan laste ned Teams gjennom appstore på din mobil eller her: https://teams.microsoft.com/downloads

Du kan opprette et digitalt møte i Teams enten gjennom Outlook-kalenderen din eller i selve Teams-programmet:

Slik oppretter du digitalt møte i Teams gjennom Outlook-kalenderen

• Gå inn på kalender i Outlook
• Trykk på “Nytt Teams-møte” øverst i oppgavelinjen.
• I innkallelsen (e-posten) skriver du tittel på møtet, legger til e-postadressene til de andre i gruppa og sender invitasjon
• For å bli med i møtet trykker du på linken nederst i e-posten “Bli med i Microsoft Teams-møte"

Slik oppretter du digitalt møte gjennom selve Teams-programmet

• Gå inn på kalender i margen til venstre i Teams-appen
• Trykk på "Nytt møte" øverst i oppgavelinjen
• I innkallelsen skriver du tittel på møtet, legger inn e-postene til de som skal bli med på møtet og sender invitasjon.

God møtekultur på Teams

Når du kommer inn på Teams dukker det opp et panel med ulike knapper på (se bildet til høyre). Det er disse du skal forholde deg til i møtet. Skulle panelet forsvinne, beveger du på datamusa (på PC) eller trykker på skjermen (mobil/ipad).

Mute (ta av mikrofonen): Når du kommer inn i møtet er det viktig at du muter deg selv ved å trykke på symbolet med mikrofonen på, slik at denne får en strek over seg (da hører ikke de andre deg)

Kamera: For å få et hyggelig møte er det fint å oppfordre til at alle har på kamera. Vi anbefaler derfor alle om å skru på kamera-symbolet slik at videoen vises for resten av møtet. Om du ikke ønsker å ha kamera på hele tiden oppfordrer vi deg i hvert fall til å skru det på når du tar ordet, slik at alle ser den som prater.

Høgtaler: Husk å skru på lyden på PC/mobil/nettbrett slik at du hører godt hva som skjer i møtet.

Skype/Skype for business

Om du ikke har tilgang til Teams kan du benytte deg av Skype. Om du har Skype for business gjennom jobb eller skole kan du kalle inn til møte på samme måte som med Teams gjennom Outlook-kalenderen din. Dersom du ikke har Skype for business, kan du laste ned en gratis bruker av Skype og invitere de andre i gruppa inn til et videomøte.

Skype kan du laste ned her: https://www.skype.com/en/

Tips og triks for hvordan gjennomføre gode digitale møter

For deg som deltaker:

• Husk å ha lastet ned og installert oppdatert programvare i god tid FØR møtet ditt begynner og sjekke lenken du har fått tilsendt. På den måten unngår du forsinkelser i oppstarten av møtet
• Husk å bruke fullt navn, slik at de som er på møtet ser hvem som er til stede.
• Slå av mikrofonen din når du kommer inn i møtet og ha den avskrudd når du ikke prater. Da unngår du bråk i bakgrunnen og støy for de andre deltakerne
• Så langt det er mulig bør du delta med video. Møter blir bedre og hyggeligere om vi ser hverandre!
• Bruk chatten til å motta og dele informasjon og til å be møteleder om å få ordet

For deg som er møteleder:

• Husk å fortsatt ha godt planlagte møter og en agenda som du sender ut i forkant
• Start møtet med å avklare gode rutiner. Husk at dette kan være det første digitale møtet for en av deltakerne
• Be gjerne alle om å skru av mikrofonen og heller be om ordet i chatten. Det blir fort mye støy om alle skal ha på lyd
• Avklar om kamera skal være av eller på
• Sjekk at alle hører deg, og at du kan høre alle deltakerne
• Pass ekstra godt på å inkludere alle, slik at alle får mulighet til å si det de ønsker i møtet. Det kan være vanskeligere å ta ordet i et digital møte enn det er i fysiske møter
• Husk å skriv referat (enten som du skriver selv, eller en annen i gruppa skriver) og send ut etter møtet slik som vanlig